專案管理快速參考指南 Project 2007 專用
在開始新專案之前，組織必須判斷專案是否能配合本身的策略目標。高階主管應將針對關鍵性活動提出的專案歸類為高優先順序專案，並將對於組織目標而言較為次要的專案歸類為低優先順序專案。 在開始著手進行工作前，應先決定執行發起人。組織需要對專案之業務個案、其限制及其技術和財務需求完成概觀評估。最後，應決定專案經理人選，之後專案經理可使用 Microsoft Office Project 2007 建立專案計劃。 需要使用 Project 2007 進行專案管理的進一步說明？請使用 Office Online 上的專案藍圖 (英文)。
建立新的專案檔	若要使用 Project 2007 建立新的空白專案，請按一下 [檔案] 功能表上的 [開新檔案]。在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [空白專案]。 若要使用 Project 2007 中的範本建立新的專案，請按一下 [檔案] 功能表上的 [開新檔案]。在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [電腦上]，然後按一下 [Project範本] 索引標籤。按一下所要的範本。如果您的組織將範本儲存在網路上，請按一下 [企業範本] 索引標籤。
設定專案開始日期	在 [專案] 功能表上，按一下 [專案資訊]。在 [開始日期] 方塊中，輸入專案的開始日期。
定義專案行事曆	在 [工具] 功能表上，按一下 [變更工作時間]。找出您專案的工作與非工作日以及時間。
儲存專案檔案	在 [檔案] 功能表上，按一下 [儲存]。在 [檔案名稱] 方塊中，輸入專案名稱。 如果您要將專案發佈到 Microsoft Office Project Server 2007，請輸入專案名稱，並加上任何您組織所要求的自訂欄位值。
在規劃階段，您需要策劃切實可行的方案以完成專案目標。要進行此項作業，您需要找出專案的里程碑、交付項目和任務。此計劃可以是分工結構圖 (WBS)。您需要開發和調整排程，然後找出實作專案所需的資源。
輸入任務	在 [檢視] 功能表上，按一下 [甘特圖]。在 [任務名稱] 欄位中，輸入任務。任務也可以包括任務概要、里程碑和 WBS 項目。
概述任務	建立您的任務階層，包括任務概要下的任務和里程碑，這些內容可以反映階段或其他工作分配。按一下某個任務 (或數個任務)，然後按一下工作列上的 [縮排] 或 [凸排] 按鈕 。
輸入工期	按一下任務的 [工期] 欄位並輸入工期，例如輸入 4d 表示四天。若要指定里程碑，而不加上工期，請輸入 0d。若要指出工期僅是概略估計時間，請加上問號，例如輸入 6d?。 注意：避免輸入任務開始與結束日期，應輸入工期並讓 Project 2007 自動設定這些日期，這些日期會在資源指派給任務時產生變化。
連結任務以顯示關聯	選取想要連結的任務，然後按一下工作列上的 [連結任務] 按鈕 。若要變更預設的 [完成-開始] 相依性類型，請在要變更的任務之間的線條上按兩下，然後從 [類型] 清單中選取任務連結。
建立交付項目	當您的專案在進行中，您可能會發現其他專案以可傳送作業的形式依存於您的專案。在 [共同作業] 功能表中，按一下 [管理可傳送作業]。此一動作需要 Microsoft Office Project Professional 2007 才能使用。
「指派」是特定任務與需要用以完成這些任務的資源之間的關聯。您可以為任務指派一個以上的資源。除了工時資源 (人員) 外，您還可以為任務指派材料資源 (例如水泥) 和成本資源 (例如旅行)。
定義資源資料庫	在 [檢視] 功能表上，按一下 [資源工作表]。在 [資源名稱] 欄位中，輸入要使用於此專案的資源名稱。 如果您使用的是 Project Professional，請按一下 [工具] 功能表上的 [從企業建立小組]，從企業資源資料庫新增資源。
為任務指派資源	在 [檢視] 功能表上，按一下 [甘特圖]。選取要指派資源的任務。按一下 [分派資源] 按鈕 。在 [分派資源] 對話方塊中，請按一下資源名稱，然後按一下 [分派]。 您也可以使用任務表單為任務指派資源。在 [甘特圖] 檢視中，按一下 [視窗] 功能表上的 [分割]。
輸入任務所耗費之工時資源數量	在任務排程時，專案經理有時會偏好輸入完成任務所需的工時數量 (或人力數量)，而非輸入任務的工期。輸入工時可以反映出實際的排程。 若要輸入指派給任務的資源工作時數，請新增 [工時] 欄到 [甘特圖] 檢視中。在 [插入] 功能表上，按一下 [欄]。
瞭解您的任務類型	指派資源時，Project 2007 會依據任務類型判斷如何進行任務排程。您可以在將資源指派給任務時，實際查看工期變更。 任務類型運作原理 工時、工期和單位 (% 配置) 是由此公式決定：工時 = 工期 * 單位。 在以下情況中 . . . 如果修改工時. . . 如果修改工期 . . . 如果修改單位 . . . 固定單位的任務 工期變更 工時變更 工期變更 固定工時的任務 工期變更 單位變更 工期變更 固定工期的任務 單位變更 工時變更 工時變更 若要為整個專案設定預設任務類型，請按一下 [工具] 功能表上的 [選項]，然後按 [排程] 索引標籤。在 [預設任務類型] 方塊中，選取 [固定單位] (預設值)、[固定工期] 或 [固定工時]。 若要變更個別任務的任務類型，請選取任務，然後按一下 [任務資訊] 按鈕 。按一下 [進階] 索引標籤，然後在 [任務類型] 方塊中按一下要建立的任務類型。
找出影響任務排程的因素	您可以使用 Project 2007 幫助瞭解變更一項任務會對專案其他部分有什麼樣的影響，並追蹤排程變更。在 [檢視] 功能表上，按一下 [顯示變更醒目提示]。 您可以使用 [任務導向因素] 檢視更多詳細的任務排程與變更資訊。請選取任務，然後按一下 [任務導向因素] 。
建立比較基準或中期計劃，可讓您稍後將最新排程與比較基準加以比較。儲存比較基準計劃可以讓您識別與解決差異，並為未來的類似專案進行更精確的規劃。
儲存比較基準計劃	當您的專案計劃結束日期、預算和範圍已確定就緒時，您可以提交計劃等待核准。一旦計劃獲得核准，即可儲存比較基準計劃。在 [工具] 功能表上，指向 [追蹤]，然後按一下 [設定比較基準]。
在甘特圖檢視中檢視比較基準資料	在 [檢視] 功能表上，按一下 [追蹤甘特圖]。在圖表區域中，每個任務的比較基準資訊會顯示為兩個甘特圖中較下方的一個。
在表格中檢視比較基準資料	在 [檢視] 功能表上，指向 [表格]，然後選取 [差異]。此表格包括比較基準和差異開始和結束的欄位。
更新專案進度是工作進行中確認專案順利進行的唯一方式。此時的重點是放在管理變更、更新排程、追蹤進度，以及傳遞專案資訊。 注意：Project 2007 會追蹤三組日期：[目前]、[比較基準] 以及 [實際]。當您首次設定 [比較基準] 時，[目前] = [比較基準]。當任務已 100% 完成時，[目前] = [實際]。開始日期、完成日期、工期、成本和工時都有 [比較基準]、[目前] 以及 [實際] 值。
管理變更	管理變更的作業包括根據要求的變更或新資訊，修改工期、日期、相依性、資源指派或任務。請將目前欄位保持最新狀態，並將欄位與比較基準加以比較。
追蹤實際日期和工期	最好選定單一進度追蹤方式。您可以輸入完成百分比、實際開始與完成日期、實際和剩餘工期、或實際和剩餘工時。 選取要輸入實際進度的任務。在 [工具] 功能表上，指向 [追蹤]，然後按一下 [更新任務]。在 [更新任務] 對話方塊中，在符合您追蹤方式的欄位中輸入進度資料。
追蹤實際時數與成本	如果您想要輸入實際和剩餘工時時數或成本，請使用追蹤表格。在 [檢視] 功能表上，指向 [表格]，然後按一下 [追蹤]。在任務的 [實際工時] 或 [實際成本] 欄位中輸入進度資料。 您也可以使用追蹤表格輸入完成百分比、實際開始與完成日期，以及實際和剩餘工期。
將線上或書面的檢視和報表存取權限提供給專案關係人和小組成員，讓他們可以掌握專案進度的最新狀況。 Project 2007 提供許多快速和有效的方式，可供列印與散發專案之詳細或概觀資訊之用。
設定檢視格式以進行列印	在 [格式] 功能表上，按一下 [文字樣式] 或 [長條圖樣式]，設定會套用到多項任務的樣式。您也可以在 [格式] 功能表上按一下 [字型] 或 [長條圖]，為特定任務設定個別元素的格式。按一下 [格式] 功能表上的 [時幅]、[格線] 或 [配置]，可以為目前檢視變更這些內容。
將檢視列印為報表	依照您想要的列印成品外觀來設定目前的檢視。在 [檔案] 功能表上，按一下 [預覽列印]，查看檢視配置。若要列印檢視，請按一下 [列印]。
產生報表	在 [報表] 功能表上，按一下 [視覺報表]，以 Microsoft Office Excel 2007 中的 [樞紐分析表] 報表或 Microsoft Office Visio Professional 2007 中的 [樞紐分析圖表] 檢視來查看您專案的資料。 您也可以檢視不需要使用 Excel 或 Visio 的基本報表。在 [報表] 功能表上，按一下 [報表]。按兩下報表分類，然後按兩下預先定義的報表。輸入任何要求的資訊。會出現報表預覽。若要列印報表，請按一下 [列印]。
在表格中新增欄位 (欄)	在要插入新欄之處的左邊，按一下欄中的任何位置。在 [插入] 功能表上，按一下 [欄]。在 [欄位名稱] 方塊中，按一下要新增為新欄的欄位名稱。
自訂檢視	在 [檢視] 功能表上，按一下 [其他檢視]。按一下 [新增] 或 [編輯]。在 [檢視定義] 對話方塊中，指定要用來定義檢視的表格、群組和篩選器。
自訂表格	在 [檢視] 功能表上，指向 [表格]，然後按一下 [其他表格]。按一下 [新增] 或 [編輯]。在 [表格定義] 對話方塊中，指定要包含在表格中的資訊。
自訂群組	在 [專案] 功能表上，指向 [群組依據]，然後按一下 [其他群組]。按一下 [新增] 或 [編輯]。在 [群組定義] 對話方塊中，指定您要將專案資訊分組的方式。
自訂篩選器	在 [專案] 功能表上，指向 [篩選]，然後按一下 [其他篩選器]。按一下 [新增] 或 [編輯]。在 [篩選器定義] 對話方塊中，指定您要篩選專案資訊的方式。
雖然您的專案即將完成，但並不代表您的工作已經完全結束。您仍需要處理任何最終的專案詳細資訊，並讓客戶接受最終交付項目。您可以召開專案處理經驗會議，記錄需改善方面的相關資訊以及最佳作法。也可以進行專案計劃的任何最終更新。最後，將專案計劃依照您組織的規定存檔。
建立最終報表	在 [報表] 功能表上，按一下 [視覺報表]，以 Excel 2007 中的 [樞紐分析表] 報表以及 Visio Professional 2007 中的 [樞紐分析圖表] 檢視來查看您專案的資料。 您也可以檢視不需要使用 Excel 或 Visio 的基本報表。在 [報表] 功能表上，按一下 [報表]。按兩下報表分類，然後按兩下預先定義的報表。輸入任何要求的資訊。會出現報表預覽。若要列印報表，請按一下 [列印]。
將專案儲存為範本	完成專案後，請將專案製作成範本以供未來的專案使用，以充分利用您在專案中所習得的經驗。在 [檔案] 功能表上，按一下 [另存新檔]，然後在 [檔案類型] 方塊中，按一下 [範本]。