Projekthantering – snabbreferens

Inledn. Skapa plan Nytt projekt Plan	Ett PROJEKT är en komplett serie ej rutinmässiga aktiviteter inriktade på att uppfylla ett specifikt engångsmål. PROJEKTLEDAREN arbetar med att hålla ordning på projektets omfång, hur lång tid projektet tar och projektets budget. I den inledande fasen av projektet ingår granskning av strategin för ett visst projekt. Innan ett nytt projekt påbörjas måste organisationen fastställa att projektet är lämpligt för dess strategiska mål. Om förståelse för organisationens mål finns kan chefer identifiera vissa föreslagna projekt med fokusering på uppdragskritiska aktiviteter som högsta prioritet, och andra projekt kring organisationsmål som lägsta prioritet. Under den inledande fasen ska en person i ledningen utses. En utvärdering på hög nivå i projektets affärshändelse ska utvecklas, jämte projektbegränsningar och tekniska och finansiella krav. En projektledare ska utses och en projektplan ska upprättas i Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002 eller Microsoft Project 2000. Starta ett nytt projekt Skapa en ny projektfil: Klicka på Nytt på Arkiv-menyn i Project 2003. I handledningen klickar du på Tomt projekt. (I Microsoft Project 2000 klickar du på Nytt på Arkiv-menyn, sedan klickar du på Tomt projekt på fliken Allmänt. I dialogrutan Projektinformation anger du projektets startdatum i rutan Startdatum.) Skapa ett nytt projekt från en mall: Klicka på Nytt på Arkiv-menyn. I fönstret för nytt projekt klickar du på På datorn (eller Allmänna mallar i Microsoft Project 2002). Sedan klickar du på fliken Project-mallar. Klicka på den mall du vill ha. (I Microsoft Project 2000 klickar du på Nytt på Arkiv-menyn och sedan klickar du på fliken Project-mallar. Klicka på den mall du vill ha.) Ange projektets startdatum: Klicka på Projektinformation på Projekt-menyn. Ange projektets startdatum i rutan Startdatum. Definiera projektkalendern: Klicka på Ändra arbetstid på Verktyg-menyn. Ange arbetsdagar och helgdagar samt tidpunkter för projektet. Spara projektfilen: Klicka på Spara som på Arkiv-menyn. Ange projektnamnet i rutan Filnamn. I planeringsfasen utarbetas ett schema för att uppnå projektets mål och resultat. I planeringsfasen anger du projektets milstolpar, slutprodukter och aktiviteter. Den här planen kan bli din WBS (work breakdown structure). Du utvecklar och förfinar schemat och anger de resurser som behövs för att implementera projektet. Skapa en ny plan Ange aktiviteter: Kontrollera att Gantt-standardschemat med Företagspost visas. Ange aktiviteter i fältet Aktivitet. I aktiviteter kan även sammanfattningsaktiviteter, milstolpsaktiviteter och WBS-poster ingå. Dispositionsaktiviteter: Skapa en aktivitetshierarki, inklusive aktiviteter och milstolpar under sammanfattningsaktiviteter, som kan representera faser eller andra arbetsuppdelningar. Klicka på en aktivitet (eller flera aktiviteter) och klicka sedan på knappen Indrag eller Dra ut i formateringsverktygsfältet. Ange varaktigheter: Klicka på fältet Varaktighet för en aktivitet och ange en varaktighet, t.ex. 4 h. Om du vill ange en milstolpe utan en varaktighet skriver du 0 d. Om du vill ange att en varaktighet är en uppskattning lägger du till ett frågetecken, skriv t.ex. 6 d?. Ange aktivitetssamband: Markera de aktiviteter som du vill länka och klicka på knappen Länka aktiviteter i standardverktygsfältet. Om du vill ändra slut-till-start-sambandstypen som används som standard dubbelklickar du på länkraden för aktiviteterna som du vill ändra och sedan markerar du en aktivitetsrad i listan Typ.

Tilldela resurser Göra inställningar för originalplan Köra Kontroll	Ange och tilldela resurser Ange resurstillgången: Klicka på Resurslista på Visa-menyn. Ange namnen på resurserna som du ska använda för det här projektet i fältet Resurs. Tilldela resurser till aktiviteter: Klicka på Gantt-schema på Visa-menyn. Markera en aktivitet till vilken du vill tilldela en resurs. Klicka på knappen Tilldela resurser i standardverktygsfältet. Klicka på resursnamnet eller resursnamnen i dialogrutan Tilldela resurser och klicka på Tilldela. Känna igen aktivitetstypen: När du har tilldelat en resurs, bestämmer aktivitetstypen hur aktiviteten ska schemaläggas. Om du vill ange en standardaktivitetstyp för hela projektet klickar du på Alternativ på Verktyg-menyn och sedan klickar du på fliken Schema. I rutan Standardtyp för aktiviteter väljer du Fasta enheter (standard), Fast varaktighet eller Fast arbete. Om du vill ändra aktivitetstypen för en enskild aktivitet väljer du aktiviteten och sedan klickar du på knappen Aktivitetsinformation i standardverktygsfältet. Klicka på fliken Avancerat och klicka sedan på den aktivitetstyp du vill skapa i rutan Aktivitetstyp. Arbete, varaktiget och enhetet (%-fördelning) anges med formeln: Work = Duration * Units Aktivitetstyp När du lägger till eller tar bort en resurs ändras detta … När du ändrar varaktigheten ändras detta ... När du ändrar enheter ändras detta ... Fast varaktighet Enheter Arbete Arbete Fast arbete Varaktighet Enheter Varaktighet Fasta enheter Varaktighet Arbete Varaktighet Göra inställningar för originalplan Spara originalplanen: När slutdatum, budget och omfattning finns med i projektplanen kan du skicka planen för godkännande. När den har godkänts sparar du originalplanen. Peka på Uppföljning och klicka på Spara originalplan på Verktyg-menyn. Visa originalplanen i ett Gantt-schema: Klicka på Uppföljnings-Gantt på Visa-menyn. Originalplansinformation visas som den lägsta stapeln i de två Gantt-staplarna för varje aktivitet i schemaområdet. (I Microsoft Project 2000 klickar du på Fler vyer på Visa-menyn och sedan dubbelklickar du på Uppföljnings-Gantt.) Visa originaldata i en tabell: Peka på Tabell på Visa-menyn och välj Avvikelse. Den här tabellen innehåller fält med start och slut för orginalplan och avvikelse. I körnings-/kontrollfasen koordineras personal och andra resurser till att utföra det som anges i projektplanen. Man fokuserar på att hantera ändringar, ange schemauppdateringar, följa upp och förmedla projektinformation. Varje gruppmedlem utför definierade aktiviteter för att nå projektmålen.

Avsluta Avsluta projektet Kommunicera och rapportera Uppdatera och följa upp	Uppdatera status Hantera ändringar: Ändra varaktigheter, datum, beroenden, resurstilldelningar eller aktiviteter baserade på begärda ändringar eller ny information. Se till att de aktuella fälten är uppdaterade och jämför dem med originalplanen. Spåra verkliga datum och varaktigheter: Det är bäst att använda en enkel metod för uppföljning. Du kan ange procent färdigt, verkliga start- och slutdatum, verkliga och återstående varaktigheter eller verkligt och återstående arbete. Välj den aktivitet för vilken du vill ange ett faktiskt förlopp. Peka på Uppföljning på Verktyg-menyn och klicka på Uppdatera aktiviteter. Ange statusdata i fälten Procent färdigt, Verklig varaktighet och Återstående varaktighet eller Verklig start och Verkligt slut. Spåra verkliga timmar och kostnader: Om du vill ange verkliga och återstående arbetstimmar eller arbetskostnader använder du uppföljningstabellen. Peka på Tabell på Visa-menyn och klicka på Uppföljning. Ange statusdata i fälten Verkligt arb eller Verklig kost för aktiviteten. Du kan även ange procent färdigt arbete, verkligt start- och slutdatum och verklig och återstående varaktighet i uppföljningstabellen. Obs! Tre datumuppsättningar spåras: aktuella, originalplanens och verkliga. Första gången du anger originalplanen är current = baseline. När en aktivitet har slutförts är current = actual. Originalplan, aktuella och verkliga värden finns för startdatum, slutdatum, varaktighet, kostnad och arbete. Förmedla projektinformation Formatera en vy för utskrift: Klicka på Text och Stil på staplar på Format-menyn om du vill ange format som ska gälla för flera aktiviteter. Eller också klickar du på Teckensnitt och Stapel på Format-menyn och formaterar enskilda element för en särskild aktivitet. Klicka på Tidsskala, Stödlinjer eller Layout på Format-menyn om du vill ändra dessa aspekter av den aktuella vyn. Skriva ut en vy som en rapport: Ställ in den aktuella vyn så som du vill att den ska se ut när du skriver ut den. Klicka på Förhandsgranska på Arkiv-menyn och kontrollera layouten. När du är klar klickar du på Skriv ut. Generera en rapport: Klicka på Rapporter på Visa-menyn. Dubbelklicka på en rapportkategori och dubbelklicka sedan på den fördefinierade rapporten. Ange den information som begärs. En förhandsvisning av rapporten visas. Om du vill skriva ut rapporten klickar du på Skriv ut. Lägga till ett fält (kolumn) i en tabell: Klicka någonstans i en kolumn till vänster eller där du vill infoga en ny kolumn. Klicka på Kolumn på Infoga-menyn. Klicka på namnet på fältet som du vill lägga till som en ny kolumn i rutan Fältnamn. Anpassa vyer: Klicka på Fler vyer på Visa-menyn. Klicka på Ny eller Redigera. Ange tabellen, gruppen och filtret som du vill använda när du definierar vyn i dialogrutan Vydefiniering. Anpassa tabeller: Peka på Tabell på Visa-menyn och klicka på Fler tabeller. Klicka på Ny eller Redigera. Ange den information som du vill ha med i tabellen i dialogrutan Tabelldefiniering. Anpassa grupper: Klicka på Gruppera efter på Projekt-menyn och klicka på Fler grupper. Klicka på Ny eller Redigera. Ange hur du vill gruppera projektinformation i dialogrutan Gruppdefinition. Anpassa filter: Peka på Filter på Projekt-menyn och klicka på Fler filter. Klicka på Nytt eller Redigera. Ange hur du vill filtrera projektinformation i dialogrutan Filterdefiniering. I avslutningsfasen utför du det sista i ett projekt. Du löser eventuella problem och får slutprodukterna godkända av kunden. Du håller ett föredrag om vad du har lärt dig och registrerar information om områden som kan förbättras och vilka som fungerar bra. Du gör alla slutgiltiga uppdateringar i projektplanen och till sist arkiverar du projektplanen enligt arkiveringsriktlinjerna för organisationens projektdata.

© 2004 Microsoft Corporation. Med ensamrätt.