Syftet med ett nyhetsbrev är att ge konkret information till en viss målgrupp. I den här mallen finns en del förslag som också finns i artikeln ”Skapa ett nyhetsbrev” i Åtgärdsfönstret. Du kan också läsa artikeln ”Skriva ut ett nyhetsbrev” som beskriver olika utskriftsalternativ, som till exempel hur du använder ett större papper för att skriva ut nyhetsbrevet som en vikt broschyr. Förutom artiklarna i hjälpen innehåller Åtgärdsfönstret länkar till hjälpavsnitt som handlar om de Word-funktioner som finns i den här mallen, som till exempel textrutor. Om du vill kan du skriva ut den här mallen innan du börjar ändra i den för att lättare utnyttja instruktionerna. I listan I detta nummer finns de artiklar som du kan använda när du ska skriva ett effektivt nyhetsbrev. Det första du ska göra när du ska skriva ett nyhetsbrev är att identifiera målgruppen. Målgruppen bör bestå av de som kan ha nytta av information, till exempel de som är intresserade av en viss produkt. Du kan skapa en utskickslista baserat på dina visitkort, kundsvar, affärskorrespondens eller kundlistor. Ett alternativ är att köpa en kundförteckning från ett annat företag som har din målgrupp som kundkrets. Nästa steg är att avgöra hur mycket tid och pengar du är villig att lägga ner på ditt nyhetsbrev. Ditt beslut påverkar nyhetsbrevets omfång och hur ofta det ska komma ut. Nyhetsbrevets namn ”Med enkla medel kan du fördubbla din omsättning på två veckor.” Om det här påståendet får dig att vilja läsa vidare är det ett bra påstående i ett nyhetsbrev. Ett nyhetsbrev måste snabbt fånga läsarens uppmärksamhet, så det är viktigt att de första en eller två meningarna i en artikel ”fångar in” läsaren. Och eftersom ingressen skapar förväntningar måste artikeln hänga ihop ingressen – annars känner läsaren sig lurad. Förutom en ingress behöver varje artikel en rubrik som är kort, slagkraftig och konkret. En rubrik ska fånga läsarens uppmärksamhet genom att vara relevant, skapa nyfikenhet eller uttrycka ett intressant påstående. Nyhetsbrev har ont om utrymme, och läsaren har ont om tid, vilket gör att artiklarna måste vara tydliga och fokuserade. Varje artikel ska försöka förmedla ett specifikt budskap. Ett bra sätt att förmedla budskapet är att dela upp det i flera mindre delbudskap. Varje delbudskap ska på något sätt vara till läsarens fördel, och ska kunna uttrycka denna fördel. Fördelen kan vara ny kunskap eller nya infallsvinklar, ett idé till förbättringar, eller hur ditt företag kan hjälpa läsaren. Artikeln ska klargöra, inspirera, uppmuntra, entusiasmera, skapa nyfikenhet – den ska framkalla en positiv respons. Och den bästa responsen är naturligtvis att läsaren bestämmer sig för att dina produkter eller tjänster är precis det han eller hon behöver. För att sammanfatta: Fånga läsarens uppmärksamhet med en intressant rubrik och en bra ingress, och försök att i artikeln ge läsaren någonting som han eller hon inte hade innan. Försök dessutom att hålla artikeln kort och välfokuserad, och visa eventuellt hur dina produkter och tjänster kan bidra till de lösningar som presenteras i artikeln. Om du lyckas med det har du stora utsikter att behålla de läsare du har, och skaffa dig nya med varje nummer. Företagsnamn, Adress, Postnummer Postort Webbadress E-postadress Telefonnummer Komma igång I detta nummer Komma igång	1 Skriva artiklar i nyhetsbrev	1 Infoga egna illustrationer	2 Få läsaren att fortsätta med andra artiklar	2 Någonting för alla	3 Få plats med en artikel på begränsat utrymme	3 Byggstenarna i ett nyhetsbrev	5 Datum Årgång 1 nummer 1 Av Författarnamn Skriva artiklar i nyhetsbrev Av Författarnamn Fortsätt läsa i Skriva artiklar på sidan 4
Fortsätt läsa i Få läsaren att fortsätta på sidan 5 En bildtext beskriver bilden
eller illustrationen. Du kan ersätta bilderna i den här mallen med dina egna bilder. Klicka där du vill infoga bilden. Peka på Bildobjekt på Infoga-menyn och klicka sedan på Från fil. Leta rätt på filen som ska infogas och klicka på den. Klicka sedan på pilen till höger om Infoga-knappen, och klicka sedan antingen på Infoga för att kopiera in bilden i nyhetsbrevet, eller på Länka till fil om du vill visa bilden utan att skapa en kopia, eller på Infoga och länka. Eftersom Infoga skapar en kopia kommer bilden alltid att finnas med i dokumentet, men å andra sidan ökar filstorleken (i antal byte) avsevärt, beroende på hur stor bilden är. Med Länka till fil ökas inte filstorleken, och om du gör ändringar i originalbilden kommer de automatiskt att visas i nyhetsbrevet. Nackdelen är att bilden inte kommer att synas om dokumentet visas på en dator där bildfilen inte finns. Med Infoga och länka skapas en kopia av bilden som automatiskt uppdateras om originalbilden ändras. En bildtext är en mening som beskriver en bild eller en illustration. ”Fånga läsarens uppmärksamhet genom att placera en intressant mening eller ett citat från artikeln här.” Få läsaren att fortsätta med andra artiklar Av Författarnamn Infoga egna illustrationer Av Författarnamn Sid 2 Nyhetsbrevets namn Om du har lagt ner mycket arbete på nyhetsbrevet vill du säkert att läsaren ska läsa så mycket av det som möjligt. Du kan hjälpa läsaren på traven genom att skapa intresse för nyhetsbrevets
övriga artiklar. Ett sätt är att använda en innehållsförteckning. En innehållsförteckning med bra och beskrivande artikelrubriker är ett effektivt sätt att få läsaren att inte bara läsa nyhetsbrevets förstasida. Du kan få läsaren att fortsätta läsa nyhetsbrevet genom att ha en intressant och allmän artikel på förstasidan, och sedan fortsätta den artikeln på en annan sida, där nästa artikel väntar på läsaren när han eller hon är färdig med den första. Det här är också ett sätt att leda läsaren till en säljtext eller ett beställningsformulär. Du kan använda länkade textrutor för artiklar som ska fortsätta på en annan sida. Allting i den här mallen finns i länkade textrutor. De här orden finns i en textruta, liksom illustrationerna på den här sidan, och bildtexten till illustrationerna finns i en särskild textruta. En textruta är ett flexibelt sätt att visa text och grafik: den är bara en behållare. Du kan flytta en textruta och placera den var som helst; du kan ändra storlek på den till en smal och hög spalt eller en kort och bred spalt. Du kan till och med rotera den så att texten löper lodrätt. Om du länkar en textruta till en annan textruta på en annan sida kommer artikeln automatiskt att fortsätta på den sida där den andra textrutan finns. Om du vill ha mer information om att länka textrutor klickar du på Fortsätta texten på en annan plats med länkade textrutor i Åtgärdsfönstret. Du kan också fånga läsarens intresse genom att använda uppdragna citat. Ett uppdraget citat är en fras eller mening från artikeln som skrivs med större stil på sidan, ofta i en egen textruta för att skilja den från artikeln. På den här sidan finns det ett uppdraget citat som börjar “Fånga läsarens uppmärksamhet …”. Texten i citatet kommer från artikeln och ska vara engagerande och intressant. När läsaren bläddrar igenom nyhetsbrevet och letar efter någonting läsvärt kan det vara ett uppdraget citat som gör att han eller hon börjar läsa. Du ska inte räkna med att alla läsare kommer att läsa alla artiklar. Men genom att använda beprövade journalistiska knep kan du få fler läsare till ditt nyhetsbrev.
Fortsätt läsa i Någonting för alla på sidan 4 Fortsätt läsa i Begränsat utrymme på sidan 4 En bildtext är en mening som beskriver en bild eller en illustration. Anta att det finns utrymme för en artikel till i nyhetsbrevet, och att en av dina skribenter just nu håller på att skriva artikeln. Hur kan du avgöra hur mycket plats artikeln kommer att ta upp? Precis som för vanliga tidningar kan storleken på en artikel i ett nyhetsbrev mätas i antal ”spaltcentimeter”. En spaltcentimeter är ett mått på utrymme, ett område på en sida som är en spalt bred och en centimeter hög. Spaltcentimeter används för att mäta hur många tecken som får plats i ett givet utrymme i satsytan. Hur många tecken som får plats i en spaltcentimeter beror på vilket teckensnitt du använder, hur många punkter texten du använder, spaltbredden och radavståndet. Om du vet hur många ord som i genomsnitt får plats i en spaltcentimeter på en sida, och dessutom vet hur många spaltcentimeter du kan använda för artikeln, vet du också hur många ord som skribenten kan använda i sin text. Vi går igenom det här ett steg i taget.	Fyll en spalt som är minst 15 centimeter lång med text från en artikel, skriv ut sidan och använd en linjal för att mäta hur många spaltcentimetrar texten tar upp.	Räkna hur många ord det finns i texten.	Dela antalet ord i artikeln med hur många spaltcentimetrar som texten tar upp. Om du till exempel har 465 ord på 31 spaltcentimeter: 465 ÷ 31 = 15. Den här siffran talar om hur många ord som får plats i en spaltcentimeter i ditt nyhetsbrev. Men du är inte klar än.	Mät hur många spaltcentimetrar du har över för artikeln. Anta att du har 16 spaltcentimetrar.	Multiplicera talet från steg 3 med antalet spaltcentimetrar, vilket i exemplet ovan blir: 15 x 16 = 240	Be skribenten skriva en artikel på mellan 230 och 250 ord. När du får in artikeln och börjar redigera den kan du lägga till eller ta bort några ord så att artikeln passar i utrymmet. Med tiden kommer du att vänja dig vid det här sättet att arbeta, och det dröjer inte länge innan du behärskar konsten att skriva och redigera artiklar som inte bara är intressanta för läsekretsen, men som också är precis lagom långa. Någonting för alla Av Författarnamn Få plats med en artikel på begränsat utrymme Av Författarnamn Sid 3 Nyhetsbrevets namn Vem kommer att läsa ditt nyhetsbrev, och vad är de intresserade av? Inom vilka områden i din bransch arbetar de? Och, om du kan svara på de här frågorna, är du säker på att du inte bara gissar? För att kunna skapa innehåll som fångar läsarens uppmärksamhet måste du känna till din målgrupp. Det är inte säkert att alla som arbetar i en viss bransch är intresserade av samma frågor. Genom att försöka förstå dina läsare och deras önskemål kan du lättare skapa ett nyhetsbrev som innehåller någonting som bör passa så många typer av lärare som möjligt. Ett nyhetsbrev om pedagogiska IT-produkter behöver inte bara innehålla artiklar om tekniska förutsättningar och installationer, artiklar som kanske främst är intressanta för skolledare och beställare. Det kan också innehålla artiklar för lärare om hur man kan integrera produkterna i undervisningen, för föräldrar om hur de kan dra nytta av den nya tekniken hemifrån och för elever om hur de kan utnyttja produkterna i sina studier. Risken är förstås att du kan tappa fokus om du försöker skriva artiklar som kan intressera vem som helst. I exemplet ovan bör nyhetsbrevet inte innehålla artiklar om hur man utvecklar undervisningsprogramvara. Om du skriver om ämnen som ligger för långt från nyhetsgruppens huvudsakliga målgrupp eller som är alldeles för brett anlagda, kan läsarna inte omedelbart avgöra om nyhetsbrevet är relevant för dem, och kommer snart att tappa intresset. Balans är nyckelordet – inom ditt verksamhetsområde ska du försöka skriva någonting i varje nyhetsbrev som kan vara av intresse för alla som ingår i din målgrupp. Om du lyckas med det kommer läsarna att komma tillbaka till nyhetsbrevet, nummer efter nummer, och leta efter just den där intressanta artikeln som han eller hon vet finns där.
Någonting från sid 3 Begränsat utrymme från sid 3 Skriva artiklar från sid 1 ”Fånga läsarens uppmärksamhet genom att placera en intressant mening eller ett citat från artikeln här.” Sid 4 Nyhetsbrevets namn
En bildtext är en mening som beskriver en bild eller en illustration. Se Byggstenar på sid 6 Få läsaren att fortsätta från sid 2 Sid 5 Nyhetsbrevets namn När du anpassar den här mallen
till dina behov kommer du att stöta på flera olika element som finns
i ett nyhetsbrev. I listan nedan
finns många av dessa element, tillsammans med en kort beskrivning. Brödtext. Texten i artiklarna. Signatur. En rad som talar om vem som skrivit artikeln. Bildtext. Text som beskriver en illustration. En bildtext ska vara en kort, men fullständig mening. För fotografier ska bildtexten förklara bildens innehåll utan att säga det självklara. Den kan hjälpa läsaren att öka förståelsen för bilden, till exempel genom att förklara ovanliga eller framträdande objekt. ”Forts från”. En textrad som talar om från vilken sida en artikel fortsätter. ”Forts på”. En textrad som talar om på vilken sida en artikel fortsätter. Datum. Antingen utgivningsdatum eller det datum då du beräknar att läsarna ska få publikationen. Grafik. Ett fotografi, illustration, diagram eller annat visuellt element. Sidhuvud. Texten högst upp på sidan som visar nyhetsbrevets namn och sidnumret. Rubrik. Artikelns namn. En rubrik ska vara kort, slagkraftig och konkret. En bra rubrik fångar läsarens uppmärksamhet genom att vara relevant, skapa nyfikenhet eller uttrycka ett intressant påstående.. Nyhetsbrevets namn. Namnet på nyhetsbrevet. Uppdraget citat. En fras eller mening från artikeln som skrivs med större stil på sidan, ofta i en egen textruta för att skilja den från brödtexten. Årgång och nummer. Årgången är antingen det aktuella årtalet eller det antal år som nyhetsbrevet utkommit. Nummer är det antal nummer som har utkommit under den här årgången. Det nionde nyhetsbrevet under det femte utgivningsåret blir då Årgång 5, nummer 9. Byggstenarna i ett nyhetsbrev ”Fånga läsarens uppmärksamhet genom att placera en intressant mening eller ett citat från artikeln här.” Av Författarnamn
Slogan Företagsnamn Adress Postnummer Postort Byggstenar från sid 5 Företagsnamn Adress Postnummer Postort Telefon: Telefonnummer Fax: Faxnummer E-post: E-postadress Kundens namn Adress Postnummer Postort Vi finns på webben! Besök oss på: Webbadress