Краткое руководство по управлению проектами в Project 2007
Перед началом нового проекта на предприятии необходимо определить его соответствие стратегическим целям. Предлагаемым проектам, нацеленным на критически важные действия, следует назначить высокий приоритет, а тем проектам, которые относятся к второстепенным целям предприятия, - низкий. Перед началом работы необходимо выбрать ответственного спонсора. Требуется провести высокоуровневую оценку экономического обоснования проекта, связанных с ним ограничений и предъявляемых технических и финансовых требований. Наконец, необходимо выбрать менеджера проекта, который затем может создать план проекта в Microsoft Office Project 2007. Более подробное руководство по управлению проектами с помощью Project 2007 см. в структуре проектов, котораядоступна на веб-узле Office Online.
Создание файла проекта	Чтобы создать пустой проект в Project 2007, в меню "Файл" выберите команду "Создать". В области задач нового проекта выберите пункт "Пустой проект". Чтобы создать проект в Project 2007 на основе шаблона, в меню "Файл" выберите команду "Создать". В области задач нового проекта выберите пункт "На компьютере" , а затем откройте вкладку "Шаблоны проектов". Выберите необходимый шаблон. Если шаблоны в предприятии хранятся на веб-узле, откройте вкладку "Корпоративные шаблоны" .
Установка даты начала проекта	В меню проекта выберите пункт "Данные проекта".В окне "Начальная дата" укажите дату начала проекта.
Определение календаря для проекта	В меню "Сервис" выберите пункт "Изменить рабочее время".Определите для проекта рабочие и нерабочие дни и интервалы времени.
Сохранение файла проекта	В меню "Файл" выберите команду "Сохранить".В поле имени файла укажите название проекта. Если проект планируется опубликовать на сервере Microsoft Office Project Server 2007, укажите имя проекта и различные значения настраиваемых полей, которые требуются для предприятия.
На стадии планирования необходимо продумать рабочую схему достижения целей проекта. Для этого необходимо определить контрольные точки, конечные результаты и задачи. Этот план может быть структурой распределения работы (СРР). Необходимо разработать и уточнить график работы, а также определить ресурсы, требуемые для осуществления проекта.
Указание задач	В меню "Просмотр" выберите пункт "Диаграмма Ганта".В поле "Имя задачи" укажите задачи. Задачи также могут включать в себя суммарные задачи, контрольные точки и элементы СРР.
Структурирование задач	Создайте иерархию задач, включающую задачи и контрольные точки, входящие в суммарные задачи, которые могут представлять собой стадии или иные блоки рабочего процесса. Выберите задачу (или несколько задач) и нажмите на панели инструментов кнопку "На уровень ниже" или кнопку "На уровень выше" .
Указание длительности	Щелкните поле "Длительность" и укажите длительность задачи. Например, введите 4 дн. , чтобы задать длительность, равную четырем дням. Чтобы указать контрольную точку без длительности, введите 0 дн.Чтобы указать, что длительность является примерной, добавьте вопросительный знак, например 6 дн.?. Примечание. Не указывайте даты начала и окончания задачи. Вместо этого укажите длительность и приложение Project 2007 автоматически задаст эти даты, которые можно в любом случае изменить при назначении ресурсов задачам.
Связывание задач для отображения взаимосвязей	Выберите задачи, которые нужно связать, а затем на панели инструментов нажмите кнопку "Связать задачи" . Чтобы изменить тип зависимости "окончание-начало", имеющий место по умолчанию, дважды щелкните линию, связывающую задачи, которые необходимо изменить, а затем выберите в списке типов связей необходимый тип.
Создание конечных результатов	При реализации проекта возможно будет выявлено, что другие проекты находятся в зависимости от данного проекта как конечные его результаты. В меню "Совместная работа" выберите пункт "Управление конечными результатами".Для этого требуется Microsoft Office Project Professional 2007.
Назначением называется связь определенной задачи с ресурсами, необходимыми для ее выполнения. Одной задаче можно назначить несколько ресурсов. Кроме трудовых ресурсов (люди) задачам можно назначить материальные ресурсы (например, цемент) и затратные ресурсы (например, поездка).
Определение пула ресурсов	В меню "Просмотр" выберите пункт "Лист ресурсов".В поле "Название ресурса" укажите названия ресурсов, которые будут использованы при реализации проекта. Если используется версия Project Professional, выберите на панели инструментов команду "Создание группы на предприятии" , чтобы добавить ресурсы из пула ресурсов предприятия.
Назначение ресурсов задачам	В меню "Просмотр" выберите пункт "Диаграмма Ганта".Выберите задачу, которой требуется назначить ресурсы. Нажмите кнопку "Назначение ресурсов" . В диалоговом окне назначения ресурсов выберите названия ресурсов и нажмите кнопку "Назначить". Назначить ресурсы для задачи можно также с помощью формы задач. Находясь в окне "Диаграмма Ганта", в меню "Окна" выберите команду "Разделить".
Укажите объем трудовых ресурсов, задействованных для выполнения задачи.	При планировании задач менеджеры проектов иногда предпочитают указывать объем работ (или труда), необходимый для выполнения задачи, а не длительность задачи. Указание объема работ отражает процессы, используемые при реальном планировании. Чтобы указать рабочее время для ресурсов, назначенных задаче, добавьте в окне "Диаграмма Ганта" столбец "Работа". В меню "Вставка" выберите пункт "Столбец".
Знайте тип задачи	После того как задаче назначены ресурсы, приложение Project 2007 определяет способ планирования задачи в зависимости от ее типа. Можно даже увидеть изменения длительности задачи по мере назначения ей ресурсов. Определение типа задачи Работа, длительность и единицы (распределение в %) определяются по следующей формуле: Работа = продолжительность * единицы. В... При изменении трудозатрат... При изменении длительности... При изменении единиц... С фиксированными единицами Изменения длительности Изменения работы Изменения длительности С фиксированными трудозатратами Изменения длительности Изменения единиц Изменения длительности С фиксированной длительностью Изменения единиц Изменения работы Изменения работы Чтобы задать тип задачи по умолчанию для всего проекта, в меню "Сервис" выберите пункт "Параметры" , а затем откройте вкладку "Календарный план" . В поле "Тип задач по умолчанию" выберите вариант "Фиксированные единицы" (значение по умолчанию), "Фиксированная длительность"или "Фиксированные трудозатраты". Чтобы изменить тип отдельной задачи, выберите задачу и нажмите кнопку "Сведения о задаче" . Откройте вкладку "Дополнительно" и в поле "Тип задачи" выберите тип задачи, которую необходимо создать.
Определение факторов, влияющих на планы задач	Приложение Project 2007 помогает понять, как изменения, внесенные в одну задачу, могут повлиять на остальной проект, и отследить соответствующие изменения в календарном плане. В меню "Просмотр" выберите пункт "Выделять изменения". Просмотреть более подробные сведения о планировании задачи и изменениях можно с помощью рамок начала задачи. Выберите задачу и щелкните "Рамки начала задачи" .
Создайте базовый или промежуточный план, чтобы позднее можно было определить расхождения между текущим планом и базовым. Сохранение базового плана позволяет определять и устранять расхождения, а также точнее планировать похожие проекты в будущем.
Сохранение базового плана	Как только план проекта соответствует дате окончания, бюджету и конечной цели, можно отправить его на утверждение. После утверждения базового плана сохраните его. В меню "Сервис" выберите пункт "Отслеживание", а затем пункт "Задать базовый план".
Просмотр данных базового плана в окне "Диаграмма Ганта"	В меню "Просмотр" выберите пункт "Диаграмма Ганта с отслеживанием".В области диаграммы сведения о базовом плане для каждой задачи отображаются в нижнем столбце диаграммы Ганта.
Просмотр данных базового плана в таблице	В меню "Просмотр" выберите пункт "Таблица"а затем выберите пункт "Дисперсия".Таблица включает в себя поля для базового плана и начала и окончания дисперсии.
Отклонения от плана по ходу выполнения работы можно отследить только путем обновления хода выполнения проекта. На этом этапе внимание уделяется управлению изменениями, обновлению плана, слежению за ходом выполнения работы и передаче сведений о проекте заинтересованным лицам. Примечание. Project 2007 позволяет отслеживать три набора дат: текущий, базовый и фактический. При первом указании базовых дат текущие даты эквивалентны базовым. Когда задача завершена, текущие даты эквивалентны фактическим. Базовые,текущие и фактические значения имеются для даты начала, даты окончания, длительности, затрат и объема работ.
Управление изменениями	Управление изменениями включает изменение длительностей, дат, зависимостей, назначений ресурсов или задач на основе запрошенных изменений или новых сведений. Регулярно обновляйте текущие значения полей и сравнивайте их с базовым планом.
Отслеживание фактических дат и длительностей	Лучше всего выбрать один способ отслеживания. Можно указать процент завершения, фактические даны начала и окончания, фактические и оставшиеся длительности или фактические и оставшиеся трудозатраты. Выберите задачу, для которой необходимо указать фактический ход выполнения. В меню "Сервис" выберите пункт "Отслеживание",, а затем пункт "Обновить задачи".В диалоговом окне "Обновить задачи" и в полях, соответствующих выбранному способу отслеживания, введите данные о ходе выполнения.
Отслеживание фактического рабочего времени и затрат	Если необходимо ввести фактическое и оставшееся рабочее время или затраты, можно использовать таблицу отслеживания. В меню "Просмотр" выберите пункт "Таблица", а затем пункт "Отслеживание". Укажите данные о ходе выполнения задачи в поле "Факт. труд." или "Факт. затраты" . Таблицу отслеживания можно также использовать для ввода процента выполнения работы, фактических дат начала и окончания, а также фактической и оставшейся длительности.
Сообщайте заинтересованным лицам и участникам проекта сведения о текущем ходе выполнения проекта, предоставляя им отчеты через Интернет или в печатном виде. Приложение Project 2007 позволяет быстро и эффективно распечатать или распространить как подробные, так и общие сведения о проекте.
Форматирование представления для печати	В меню "Формат" выберите пункт "Стили текста" или "Стили отрезков" , чтобы определить стили, которые будут применяться к нескольким задачам. Или в меню "Формат" выберите пункт "Шрифт" или "Линейчатая" для форматирования отдельных элементов задачи . В меню "Формат" выберите пункт "Шкала времени", "Линии сетки"или "Макет" , чтобы изменить соответствующие элементы в текущем представлении.
Печать представления в виде отчета	Настройте текущее представление так, как оно должно выглядеть на бумаге. В меню "Файл" выберите пункт "Предварительный просмотр" чтобы просмотреть разметку. Чтобы напечатать представление, выберите команду "Печать".
Создание отчета	В меню "Отчет" выберите пункт "Наглядные отчеты" , чтобы просмотреть данные проекта в отчетах сводных таблиц в приложении Microsoft Office Excel и в представлениях сводных диаграмм в приложении Microsoft Office Visio Professional 2007. Можно также посмотреть простые отчеты, которые не требуют использования Excel или Visio. В меню "Отчет" выберите пункт "Отчеты". Дважды щелкните категорию отчета, а затем выберите предварительно установленный отчет. Введите любые требуемые данные. Появится окно предварительного просмотра отчета. Чтобы распечатать отчет, выберите команду "Печать".
Добавление поля (столбца) в таблицу	Щелкните столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец. В меню "Вставка" выберите пункт "Столбец". В поле "Имя поля" выберите имя поля, которое необходимо добавить в качестве столбца.
Настройка представлений	В меню "Просмотр" выберите пункт "Другие представления". Выберите команду "Создать" или "Изменить". В диалоговом окне "Определение представления" укажите таблицу, группу и фильтр, которые необходимо использовать для определения представления.
Настройка таблиц	В меню "Просмотр" выберите пункт "Таблица", а затем пункт "Другие таблицы". Выберите команду "Создать" или "Изменить". В диалоговом окне "Определение таблицы" укажите сведения, которые необходимо включить в таблицу.
Настройка групп	В меню "Проект" выберите пункт "Группировка", а затем пункт "Другие группы". Выберите команду "Создать" или "Изменить". В диалоговом окне "Определение группы" укажите вид группировки данных проекта.
Настройка фильтров	В меню "Проект" выберите пункт "Фильтр по" а затем пункт "Другие фильтры". Выберите команду "Создать" или "Изменить". В диалоговом окне "Определение фильтра" укажите способ фильтрации данных проекта.
Когда проект почти готов, это не означает, что работа завершена. Необходимо уточнить некоторые заключительные моменты проекта и получить от клиента подтверждение приема конечных результатов. Проведите анализ полученных результатов, сделав записи о рекомендациях и тех областях, которые требуют улучшения. Внесите в план проекта последние обновления. Наконец, создайте архивную копию плана проекта в соответствии с принятыми на предприятии процедурами.
Создание завершающего отчета	В меню "Отчет" выберите пункт "Наглядные отчеты" , чтобы просмотреть данные проекта в отчетах сводных таблиц в приложении Microsoft Office Excel и в представлениях сводных диаграмм в приложении Microsoft Office Visio Professional 2007. Можно также посмотреть простые отчеты, которые не требуют использования Excel или Visio. В меню "Отчет" выберите пункт "Отчеты". Дважды щелкните категорию отчета, а затем выберите предварительно установленный отчет. Введите любые требуемые данные. Появится окно предварительного просмотра отчета. Чтобы распечатать отчет, выберите команду "Печать".
Сохранение проекта как шаблона	После завершения проекта следует формализовать полученные в ходе выполнения проекта знания в виде шаблона для работы над дальнейшими проектами. В меню "Файл" выберите пункт "Сохранить как"и в поле "Тип файла" выберите "Шаблон".