Guia de Referência Rápida de Gerenciamento de Projeto para o Project 2007
Antes de começar um novo projeto, uma organização deve determinar se ele se enquadra em suas metas estratégicas. Os executivos devem classificar os projetos propostos que enfatizam atividades de missão crítica como de alta prioridade e os projetos periféricos para as metas da organização como de baixa prioridade. Antes do início do trabalho, um patrocinador executivo deve ser identificado. A organização deve concluir a avaliação de alto nível do caso comercial do projeto, suas limitações e seus requisitos técnicos e financeiros. É necessário identificar, por fim, um gerente de projeto que poderá configurar um plano de projeto no Microsoft Office Project 2007. Precisa de um guia mais detalhado para o gerenciamento de projeto com o Project 2007? Use o Mapa do Projeto, disponível no Office Online.
Criar um novo arquivo de projeto	Para criar um novo projeto em branco no Project 2007, clique em Novo no menu Arquivo . No painel de tarefas Novo Projeto , clique em Projeto em Branco. Para criar um novo projeto com base em um modelo no Project 2007, clique em Novo no menu Arquivo . No painel de tarefas Novo Projeto , clique em No computador e clique na guia Modelos de Projeto . Clique no modelo desejado. Se a sua organização armazenar modelos na Web, clique na guia Modelos de Empresa .
Definir a data de início do projeto	No menu Projeto , clique em Informações sobre o Projeto. Na caixa Data de início , digite a data de início do projeto.
Definir o calendário do projeto	No menu Ferramentas , clique em Alterar Período Útil. Identifique os dias e os períodos úteis e não úteis para o seu projeto.
Salvar o arquivo do projeto	No menu Arquivo , clique em Salvar. Na caixa Nome do arquivo , digite o nome do projeto. Se você estiver publicando o projeto no Microsoft Office Project Server 2007, digite o nome do projeto e inclua os valores para campos personalizados necessários para a organização.
No estágio de planejamento, você desenvolve um esquema trabalhável para realizar as metas do projeto. Para fazer isso, você identifica as etapas, os produtos e as tarefas do projeto. Esse plano pode ser a estrutura de análise do seu trabalho (WBS). Você desenvolve e aprimora o cronograma e identifica os recursos necessários para implementar o projeto.
Inserir tarefas	No menu Exibir , clique em Gráfico de Gantt. No campo Nome da Tarefa , insira as tarefas. As tarefas também podem conter tarefas de resumo, etapas e itens WBS.
Estruturar tarefas	Crie sua hierarquia de tarefas, incluindo tarefas e as etapas sob tarefas de resumo, que podem representar as fases ou outras divisões de trabalho. Clique em uma tarefa (ou em várias) e clique no botão Recuo ou Recuo à Esquerda na barra de ferramentas.
Inserir durações	Clique no campo Duração de uma tarefa e insira uma duração; por exemplo, digite 4d para indicar 4 dias. Para especificar uma etapa sem uma duração, digite 0d. Para indicar que uma duração é uma estimativa, adicione um ponto de interrogação; por exemplo, digite 6d?. Observação Evite inserir datas de início e término para tarefas. Em vez disso, insira uma duração e deixe que o Project 2007 defina automaticamente essas datas, que poderão ser alteradas de qualquer forma, à medida que os recursos forem atribuídos às tarefas.
Vincular tarefas para mostrar relacionamentos	Selecione as tarefas que você deseja vincular e clique no botão Vincular Tarefas. na barra de ferramentas. Para alterar o tipo de dependência padrão terminar-para-iniciar, clique duas vezes na linha entre as tarefas que você deseja alterar e selecione um link de tarefa na lista Tipo .
Criar produtos	Quando o projeto estiver encaminhado, talvez você descubra que outros projetos dependem dele como um produto. No menu Colaborar , clique em Gerenciar Produtos. Isso requer o Microsoft Office Project Professional 2007.
Atribuições são as associações entre tarefas específicas e os recursos necessários para concluí-las. Você pode atribuir mais de um recurso a uma tarefa. Além dos recursos de trabalho (pessoas), você pode atribuir recursos materiais (como cimento) e recursos de custo (como uma viagem) às tarefas.
Definir o pool de recursos	No menu Exibir , clique em Planilha de Recursos. No campo Nome do Recurso , digite os nomes dos recursos que você usará para este projeto. Se você estiver usando o Project Professional, clique em Criar Equipe a partir de Empresa no menu Ferramentas para adicionar recursos do pool de recursos da empresa.
Atribuir recursos às tarefas	No menu Exibir , clique em Gráfico de Gantt. Selecione uma tarefa à qual você deseja atribuir um recurso. Clique no botão Atribuir Recursos button . Na caixa de diálogo Atribuir Recursos , clique nos nomes dos recursos e clique em Atribuir. Também é possível atribuir recursos às tarefas usando o Formulário de Tarefa. Na exibição do Gráfico de Gantt, clique em Dividir no menu Windows .
Inserir a quantidade de recursos de trabalho gastos nas tarefas	Quando agendam tarefas, às vezes, os gerentes de projeto preferem inserir a quantidade de trabalho (ou a quantidade de mão-de-obra) necessário para a conclusão de uma tarefa, em vez da duração dela. Inserir o trabalho reflete o cronograma real. Para inserir horas de trabalho para os recursos atribuídos às tarefas, adicione a coluna Trabalho à exibição do Gráfico de Gantt. No menu Inserir , clique em Coluna.
Conhecer seu tipo de tarefa	Assim que você atribui recursos, o Project 2007 determina como agendar a tarefa com base no tipo de tarefa. Talvez você na verdade veja as durações mudarem, à medida que os recursos forem adicionados às tarefas. Como os tipos de tarefas funcionam O trabalho, a duração e as unidades (% de alocação) são determinados pela fórmula: Trabalho = Duração * Unidades. Em . . . Se você revisar a duração do trabalho... Se você revisar a duração... Se você revisar as unidades... Tarefa de unidades fixas Alterações de duração Alterações de trabalho Alterações de duração Tarefa de trabalho fixo Alterações de duração Alteração de unidades Alterações de duração Tarefa de duração fixa Alteração de unidades Alterações de trabalho Alterações de trabalho Para definir um tipo de tarefa padrão para todo o projeto, clique em Opções no menu Ferramentas e clique na guia Agenda . Na caixa Tipo de tarefa padrão , selecione Unidades Fixas (o padrão), Duração Fixa ou Trabalho Fixo. Para alterar o tipo de tarefa para uma tarefa individual, selecione a tarefa e clique no botão Informações sobre a Tarefa button . Clique na guia Avançado e, na caixa Tipo de tarefa , clique no tipo de tarefa que você deseja criar.
Identificar fatores que afetam agendamentos de tarefas	Você pode usar o Project 2007 para ajudá-lo a entender como as alterações feitas a uma tarefa podem afetar o restante do projeto e para rastrear alterações do cronograma. No menu Exibir , clique em Mostrar Realce de Alteração. Para exibir informações mais detalhadas sobre a agenda e as alterações da tarefa, use drivers de tarefa. Selecione uma tarefa e clique em Drivers de Tarefa .
Crie uma linha de base ou um plano provisório para que você possa comparar depois a agenda atualizada com a linha de base. Salvar um plano de linha de base lhe permite identificar e resolver discrepâncias e planejar os projetos futuros semelhantes com mais precisão.
Salvar o plano da linha de base	Depois que o plano do projeto tiver estabelecido a data de término, o orçamento e o escopo, você poderá enviá-lo para aprovação. Após a aprovação, save o plano da linha de base. No menu Ferramentas , aponte para Controle e clique em Definir Linha de Base.
Exibir dados de linha de base em um modo de Gráfico de Gantt	No menu Exibir , clique em Gantt de Controle. Na área do gráfico, as informações de linha de base são mostradas como a parte inferior das duas barras de Gantt para cada tarefa.
Exibir dados da linha de base em uma tabela	No menu Exibir , aponte para Tabela, e selecione Variância. Esta tabela contém campos para início e fim da linha de base e da variância.
Atualizar o andamento do projeto é a única maneira de assegurar que ele permaneça nos trilhos à medida que o trabalho é realizado. O foco nesse ponto está no gerenciamento das alterações, atualização do cronograma, controle do andamento e comunicação das informações do projeto. Observação O Project 2007 controla três conjuntos de datas: atual, linha de base e real. Quando você define pela primeira vez a linha de base, atual = linha de base. Quando uma tarefa está 100% concluída, atual = real. Os valores delinha de base, atual e real existem para a data de início, a data de término, a duração, o custo e o trabalho.
Gerenciar alterações	O gerenciamento de alterações envolve a modificação de durações, datas, dependências, atribuições de recursos ou tarefas com base nas alterações solicitadas ou novas informações. Mantenha os campos atualizados e compare-os à linha de base.
Controlar datas e durações reais	é melhor optar por um único método para controlar o andamento. Você pode inserir a porcentagem de conclusão, as datas reais de início e término, as durações real e restante ou o trabalho real e restante. Selecione a tarefa para a qual você deseja inserir o andamento real. No menu Ferramentas , aponte para Controle e clique em Atualizar Tarefas. Na caixa de diálogo Atualizar Tarefas , insira os dados de andamento nos campos que correspondem ao método de controle.
Controlar horas e custos reais	Se você quiser inserir as horas ou os cursos reais e restantes, use a tabela de controle. No menu Exibir , aponte para Tabela e clique em Controle. Insira os dados de andamento nos campos Trab. Real ou Custo Real para a tarefa. Também é possível usar a tabela de controle para inserir a porcentagem de conclusão, as datas reais de início e término e a duração real e restante.
Mantenha os acionistas e os membros da equipe atualizados sobre o andamento do projeto fornecendo a eles acesso às exibições e aos relatórios online ou impressos. O Project 2007 fornece muitos métodos para imprimir e distribuir informações detalhadas e de visão geral do projeto de forma rápida e eficiente.
Formatar uma exibição para impressão	No menu Formatar , clique em Estilos de Texto ou Estilos de Barra para configurar estilos que serão aplicados a várias tarefas. Ou, no menu Formatar , clique em Fonte ou Barra para formatar elementos individuais para uma determinada tarefa. Clique em Escala de tempo, Linhas de grade ou Layout no menu Formatar para alterar os aspectos da exibição atual.
Imprimir uma exibição como relatório	Configure a exibição atual da maneira como você deseja que ela seja impressa. No menu Arquivo , clique em Visualizar Impressão para verificar o layout da exibição. Para imprimir a exibição, clique em Imprimir.
Gerar um relatório	No menu Relatório , clique em Relatórios Visuais para visualizar os dados do projeto em relatórios de Tabela Dinâmica no Microsoft Office Excel 2007 e em exibições de Diagrama Dinâmico no Microsoft Office Visio Professional 2007. Também é possível exibir relatórios básicos que não exigem o Excel ou o Visio. No menu Relatório , clique em Relatórios. Clique duas vezes em uma categoria de relatório e clique duas vezes no relatório predefinido. Insira qualquer informação solicitada. Uma visualização do relatório será exibida. Para imprimir o relatório, clique em Imprimir.
Adicionar um campo (coluna) a uma tabela	Clique em qualquer lugar em uma coluna à esquerda de onde você deseja inserir uma nova coluna. No menu Inserir , clique em Coluna. Na caixa Nome do campo , clique no nome do campo que você deseja adicionar como uma nova coluna.
Personalizar exibições	No menu Exibir , clique em Mais Exibições. Clique em Novo ou Editar. Na caixa de diálogo Definição de Modo de Exibição , especifique a tabela, o grupo e o filtro que você deseja usar para definir a exibição.
Personalizar tabelas	No menu Exibir , aponte para Tabela e clique em Mais Tabelas. Clique em Novo ou Editar. Na caixa de diálogo Definição da Tabela , especifique as informações que você deseja incluir na tabela.
Personalizar grupos	No menu Projeto , aponte para Agrupar pore clique em Mais Grupos. Clique em Novo ou Editar. Na caixa de diálogo Definição de Grupo , especifique como você deseja agrupar as informações do projeto.
Personalizar filtros	No menu Projeto , aponte para Filtrado por e clique em Mais Filtros. Clique em Novo ou Editar. Na caixa de diálogo Definição de Filtro , especifique como você deseja filtrar as informações do projeto.
Só porque seu projeto está quase terminado não significa que o trabalho foi concluído. Você ainda precisa resolver os detalhes do projeto final e obter a aceitação dos produtos pelo cliente. Faça uma sessão de “lições aprendidas”, registrando as informações sobre áreas para aprimoramento e práticas recomendadas. Faça as atualizações finais ao plano do projeto. E por fim, arquive o plano do projeto de acordo com as diretrizes da organização.
Criar um relatório final	No menu Relatório , clique em Relatórios Visuais para visualizar os dados do projeto nos relatórios de Tabela Dinâmica no Excel 2007 e nas exibições de Diagrama Dinâmico no Visio Professional 2007. Também é possível exibir relatórios básicos que não exigem o Excel ou o Visio. No menu Relatório , clique em Relatórios. Clique duas vezes em uma categoria de relatório e clique duas vezes no relatório predefinido. Insira qualquer informação solicitada. Uma visualização do relatório será exibida. Para imprimir o relatório, clique em Imprimir.
Salvar um projeto como modelo	Após concluir um projeto, aproveite o que você aprendeu com ele tornando-o um modelo para projetos futuros. No menu Arquivo , clique em Salvar como e, na caixa Salvar como Tipo , clique em Modelo.