Zarządzanie projektami — krótki przewodnik dla programu Project 2007
Przed rozpoczęciem nowego projektu należy określić, czy jest on zgodny ze strategicznymi celami organizacji. Kadra kierownicza powinna klasyfikować proponowane projekty, które są związane z kluczowymi działaniami, jako projekty o wysokim priorytecie, a projekty luźniej związane z celami organizacji jako projekty o niższym priorytecie. Przed rozpoczęciem pracy należy określić inicjatora z kierownictwa. Należy także przeprowadzić ocenę na wysokim poziomie problemu biznesowego projektu, a także jego ograniczeń oraz wymagań technicznych i finansowych. Na końcu należy wskazać menedżera projektu, który będzie mógł skonfigurować plan projektu w programie Microsoft Office Project 2007. Potrzeba bardziej szczegółowych wytycznych dotyczących zarządzania projektami przy użyciu programu Project 2007? W takiej sytuacji warto skorzystać z Planu zarządzania projektemdostępnego w witrynie Office Online.
Tworzenie nowego pliku projektu	Aby utworzyć nowy, pusty projekt w programie Project 2007, kliknij polecenie Nowy w menu Plik . W okienku zadań Nowy projekt kliknij pozycję Pusty projekt. Aby utworzyć nowy projekt z szablonu w programie Project 2007, kliknij polecenie Nowy w menu Plik . W okienku zadań Nowy projekt kliknij pozycję Na komputerze, a następnie kliknij kartę Szablony projektów . Kliknij odpowiedni szablon. Jeśli w danej organizacji szablony są przechowywane w sieci Web, kliknij kartę Szablony organizacji .
Ustawianie daty rozpoczęcia projektu	W menu Projekt kliknij polecenie Informacje o projekcie. W polu Data rozpoczęcia wprowadź datę rozpoczęcia projektu.
Definiowanie kalendarza projektu	W menu Narzędzia kliknij polecenie Zmień czas pracy. Określ robocze i nierobocze dni oraz godziny projektu.
Zapisywanie pliku projektu	W menu Plik kliknij polecenie Zapisz. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę projektu. Jeśli projekt jest publikowany w programie Microsoft Office Project Server 2007, wpisz nazwę projektu i dołącz wartości pól niestandardowych, które są wymagane w organizacji.
Na etapie planowania należy opracować działający schemat umożliwiający osiągnięcie celów projektu. Aby to zrobić, należy zidentyfikować punkty kontrolne, elementy dostarczane oraz zadania projektu. Ten plan może stanowić strukturę podziału prac (SPP). Użytkownik powinien opracować i udoskonalić harmonogram oraz określić zasoby wymagane do implementacji projektu.
Wprowadzanie zadań	W menu Widok kliknij polecenie Wykres Gantta. W polu Nazwa zadania wprowadź zadania. Zadania mogą też obejmować zadania sumaryczne, punkty kontrolne i elementy SPP.
Tworzenie konspektu zadań	Należy utworzyć hierarchię zadań, obejmującą również zadania i punkty kontrolne wchodzące w skład zadań sumarycznych, która może przedstawiać fazy lub inny podział pracy. Kliknij zadanie (lub kilka zadań), a następnie kliknij przycisk Wcięcie lub Zmniejsz wcięcie na pasku narzędzi.
Wprowadzanie czasów trwania	Kliknij pole Czas trwania dla zadania i wprowadź czas trwania; na przykład wpisz 4d , aby wskazać 4 dni. Aby określić punkt kontrolny bez czasu trwania, wpisz 0d. Aby wskazać, że czas trwania jest szacowany, dodaj znak zapytania; na przykład wpisz 6d?. Uwaga Należy unikać wprowadzania dat rozpoczęcia i zakończenia zadań. Zamiast tego należy wprowadzać czasy trwania, na podstawie których program Project 2007 automatycznie ustawi te daty, które mogą się zmieniać wraz z zasobami przypisanymi do zadań.
Łączenie zadań w celu pokazania relacji	Zaznacz zadania, które chcesz połączyć, a następnie kliknij przycisk Połącz zadania na pasku narzędzi. Aby zmienić domyślny typ zależności „Zakończ, aby rozpocząć”, kliknij dwukrotnie linię między zadaniami, które chcesz zmienić, a następnie wybierz łącze do zadania z listy Typ .
Tworzenie elementów dostarczanych	W trakcie pracy nad projektem może się okazać, że inne projekty są od niego zależne, ponieważ jest on dla nich elementem dostarczanym. W menu Współpraca kliknij polecenie Zarządzaj elementami dostarczanymi. Do wykonania tej czynności jest niezbędny program Microsoft Office Project Professional 2007.
Przydziały to skojarzenia między określonymi zadaniami i zasobami potrzebnymi do ich wykonania. Do zadania można przydzielić kilka zasobów. Oprócz zasobów pracy (osób) do zadań można przydzielać także zasoby materiałowe (takie jak cement) i zasoby kosztowe (takie jak podróż).
Definiowanie puli zasobów	W menu Widok kliknij polecenie Arkusz zasobów. W polu Nazwa zasobu wpisz nazwy zasobów, które będą używane w tym projekcie. Jeśli jest używany program Project Professional, kliknij polecenie Buduj zespół z zasobów organizacji w menu Narzędzia , aby dodać zasoby z puli zasobów organizacji.
Przydzielanie zasobów do zadań	W menu Widok kliknij polecenie Wykres Gantta. Wybierz zadanie, do którego chcesz przydzielić zasób. Kliknij przycisk Przydzielanie zasobów. W oknie dialogowym Przydzielanie zasobów kliknij nazwy zasobów, a następnie kliknij przycisk Przydziel. Zasoby można też przydzielać do zadań za pomocą formularza zadania. Gdy jest aktywny widok Wykres Gantta, kliknij polecenie Podziel w menu Okna .
Wprowadzanie ilości zasobów pracy wykorzystywanych w zadaniach	W trakcie planowania zadań menedżerowie projektu czasami wolą wprowadzić ilość pracy (ilość robocizny) wymaganą do wykonania zadania, a nie czas trwania zdania. Wprowadzenie pracy umożliwia odzwierciedlenie planowania ze świata rzeczywistego. Aby wprowadzić godziny pracy dla zasobów przydzielonych do zadań, dodaj kolumnę Praca do widoku wykres Gantta. W menu Wstaw kliknij polecenie Kolumna.
Informacje o typie zadania	Po przydzieleniu zasobów program Project 2007 na podstawie typu zadania określa sposób jego planowania. Można zobaczyć zmiany czasów trwania, gdy zasoby są przydzielane do zadań. Jak działają typy zadań Praca, czas trwania i jednostki (% przydziału) są wyznaczane według następującej formuły: Praca = Czas trwania * Jednostki. Element... Zmiana pracy powoduje... Zmiana czasu trwania powoduje... Zmiana jednostek powoduje... Zadanie o stałej liczbie jednostek Zmiana czasu trwania Zmiana pracy Zmiana czasu trwania Zadanie o stałej pracy Zmiana czasu trwania Zmiana jednostek Zmiana czasu trwania Zadanie o stałym czasie trwania Zmiana jednostek Zmiana pracy Zmiana pracy Aby ustawić domyślny typ zadania dla całego projektu, kliknij polecenie Opcje w menu Narzędzia , a następnie kliknij kartę Harmonogram . W polu Domyślny typ zadania wybierz pozycję Stała liczba jednostek (ustawienie domyślne), Stały czas trwania lub Praca stała. Aby zmienić typ jednego zadania, zaznacz zadanie, a następnie kliknij przycisk Informacje o zadaniu . Kliknij kartę Zaawansowane , a następnie w polu Typ zadania kliknij typ zadania, które chcesz utworzyć.
Identyfikowanie czynników wpływających na harmonogramy zadań	Korzystanie z programu Project 2007 może ułatwić zrozumienie wpływu zmian w jednym zadaniu na resztę projektu oraz śledzenie zmian harmonogramu. W menu Widok kliknij polecenie Pokaż wyróżnianie zmian. Używając czynników sterujących zadaniami, można wyświetlić bardziej szczegółowy harmonogram zadań oraz zmieniać informacje. Zaznacz zadanie, a następnie kliknij przycisk Czynniki sterujące zadaniami .
Warto utworzyć plan bazowy lub plan pośredni, dzięki czemu po jakimś czasie będzie można porównać bieżący harmonogram z planem bazowym. Zapisanie planu bazowego umożliwia identyfikowanie i usuwanie rozbieżności oraz dokładniejsze planowanie w ramach podobnych przyszłych projektów.
Zapisywanie planu bazowego	Gdy plan projektu będzie dokładnie określał datę zakończenia, budżet i zakres, będzie można go wysłać do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu należy zapisać plan bazowy. W menu Narzędzia wskaż polecenie Śledzenie , a następnie kliknij polecenie Ustaw plan bazowy.
Wyświetlanie danych planu bazowego w widoku Wykres Gantta	W menu Widok kliknij polecenie Wykres Gantta — śledzenie. W obszarze wykresu informacje planu bazowego są przedstawiane w postaci dolnego z dwóch pasków wykresu Gantta wyświetlanych dla każdego zadania.
Wyświetlanie danych planu bazowego w tabeli	W menu Widok wskaż polecenie Tabela, a następnie wybierz polecenie Odchylenie. Ta tabela zawiera pola dla rozpoczęcia i zakończenia z planu bazowego oraz odchylenia.
Aktualizowanie postępu projektu jest jedyną możliwością zagwarantowania śledzenia postępu wykonywanej pracy. Na tym etapie najważniejsze jest zarządzanie zmianami, aktualizowanie harmonogramu, postęp śledzenia oraz wymiana informacji dotyczących projektu. Uwaga Program Project 2007 śledzi trzy zestawy dat: bieżący, z planu bazowego i rzeczywisty. Przy pierwszym ustawieniu planu bazowego zestaw bieżący = zestaw z planu bazowego. Po całkowitym wykonaniu zadania zestaw bieżący = zestaw rzeczywisty. Wartościz planu bazowego, bieżące i rzeczywiste są określone dla daty rozpoczęcia, daty zakończenia, czasu trwania, kosztu i pracy.
Zarządzanie zmianami	Zarządzanie zmianami obejmuje modyfikowanie czasów trwania, dat, zależności, przydziałów zasobów albo zadań na podstawie żądanych zmian lub nowych informacji. Należy zachowywać aktualność pól z wartościami bieżącymi i porównywać je z wartościami z planu bazowego.
Śledzenie rzeczywistych dat i czasów trwania	Najlepiej jest wybrać jedną metodę śledzenia postępu. Można wprowadzić procent wykonania, rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia, rzeczywiste i pozostałe czasy trwania albo rzeczywistą lub pozostałą pracę. Wybierz zadanie, dla którego chcesz wprowadzić rzeczywisty postęp. W menu Narzędzia wskaż polecenie Śledzenie, a następnie kliknij polecenie Aktualizuj zadania. W oknie dialogowym Aktualizowanie zadań w polach odpowiadających używanej metodzie śledzenia wprowadź dane dotyczące postępu.
Śledzenie rzeczywistych godzin i kosztów	Jeśli trzeba wprowadzić rzeczywiste i pozostałe godziny pracy lub koszty, należy użyć tabeli śledzenia. W menu Widok wskaż polecenie Tabela, a następnie kliknij polecenie Śledzenie. Wprowadź dane dotyczące postępu w polu Praca rzecz. lub Koszt rzecz. dotyczącym zadania. Używając tabeli śledzenia, można także wprowadzić procent wykonania, rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia oraz rzeczywisty i pozostały czas trwania.
Aby zapewnić uczestnikom projektu i członkom zespołu dostęp do aktualnych informacji o postępie projektu, można im udostępnić widoki i raporty w formie drukowanej lub w trybie online. Program Project 2007 oferuje wiele sposobów szybkiego i efektywnego drukowania oraz dystrybuowania zarówno szczegółowych, jak i przeglądowych informacji na temat projektu.
Formatowanie widoku do drukowania	W menu Format kliknij polecenie Style tekstu lub Style pasków , aby skonfigurować style, które będą stosowane do wielu zadań. Można też w menu Format kliknąć polecenie Czcionka lub Pasek , aby sformatować poszczególne elementy dla wybranego zadania. Kliknij polecenie Skala czasu, Linie siatkilub Układ w menu Format , aby zmienić te aspekty bieżącego widoku.
Drukowanie widoku jako raportu	Bieżący widok można skonfigurować tak, aby jego wygląd odpowiadał wymaganemu wyglądowi wydrukowanego raportu. W menu Plik kliknij polecenie Podgląd wydruku , aby sprawdzić układ wydruku. Aby wydrukować widok, kliknij przycisk Drukuj.
Generowanie raportu	W menu Raport kliknij polecenie Raporty wizualne , aby zobaczyć dane projektu w raportach w formie tabeli przestawnej programu Microsoft Office Excel 2007 oraz w widokach diagramów przestawnych programu Microsoft Office Visio Professional 2007. Można także wyświetlić podstawowe raporty, które nie wymagają użycia programu Excel ani Visio. W menu Raport kliknij polecenie Raporty. Kliknij dwukrotnie kategorię raportów, a następnie kliknij dwukrotnie wstępnie zdefiniowany raport. Wprowadź wymagane informacje. Zostanie wyświetlony podgląd raportu. Aby wydrukować raport, kliknij przycisk Drukuj.
Dodawanie pola (kolumny) do tabeli	Kliknij w dowolnym miejscu w kolumnie znajdującej się na lewo od miejsca, w którym chcesz wstawić nową kolumnę. W menu Wstaw kliknij polecenie Kolumna. W polu Nazwa pola kliknij nazwę pola, które chcesz dodać jako nową kolumnę.
Dostosowywanie widoków	W menu Widok kliknij polecenie Więcej widoków. Kliknij pozycję Nowy lub Edytuj. W oknie dialogowym Definicja widoku określ tabelę, grupę i filtr, których chcesz użyć w celu zdefiniowania widoku.
Dostosowywanie tabel	W menu Widok wskaż polecenie Tabela, a następnie kliknij polecenie Więcej tabel. Kliknij pozycję Nowa lub Edytuj. W oknie dialogowym Definicja tabeli określ informacje, które chcesz uwzględnić w tabeli.
Dostosowywanie grup	W menu Projekt wskaż polecenie Grupuj według, a następnie kliknij polecenie Więcej grup. Kliknij pozycję Nowa lub Edytuj. W oknie dialogowym Definiowanie grupy określ sposób grupowania informacji projektu.
Dostosowywanie filtrów	W menu Projekt wskaż polecenie Filtrowanie według , a następnie kliknij polecenie Więcej filtrów. Kliknij pozycję Nowy lub Edytuj. W oknie dialogowym Definiowanie filtru określ sposób filtrowania informacji projektu.
Fakt, że projekt jest prawie zakończony, nie oznacza końca pracy użytkownika. Należy jeszcze rozstrzygnąć wszelkie szczegóły projektu końcowego oraz uzyskać akceptację klienta dla końcowych elementów dostarczanych. Warto przeprowadzić sesję „analizy wyciągniętych wniosków” i zarejestrować informacje dotyczące obszarów, które można ulepszyć, oraz najważniejsze wskazówki. Należy też wprowadzić ostateczne aktualizacje planu projektu. Na koniec trzeba zarchiwizować plan projektu zgodnie z wytycznymi obowiązującymi w danej organizacji.
Tworzenie ostatecznego raportu	W menu Raport kliknij polecenie Raporty wizualne , aby zobaczyć dane projektu w raportach w formie tabeli przestawnej programu Excel 2007 oraz w widokach diagramów przestawnych programu Visio Professional 2007. Można także wyświetlić podstawowe raporty, które nie wymagają użycia programu Excel ani Visio. W menu Raport kliknij polecenie Raporty. Kliknij dwukrotnie kategorię raportów, a następnie kliknij dwukrotnie wstępnie zdefiniowany raport. Wprowadź wymagane informacje. Zostanie wyświetlony podgląd raportu. Aby wydrukować raport, kliknij przycisk Drukuj.
Zapisywanie projektu jako szablonu	Po ukończeniu projektu warto wykorzystać umiejętności zdobyte w czasie jego realizacji, zapisując go jako szablon dla przyszłych projektów. W menu Plik kliknij polecenie Zapisz jako, a następnie w polu Zapisz jako typ kliknij pozycję Szablon.