Krótki przewodnik zarządzania projektami

Plan Nowy projekt Inicjowanie	PROJEKT to złożony łańcuch zadań, które nie są czynnościami rutynowymi. Wykonanie tych czynności ma za zadanie zrealizowanie określonego celu doraźnego. KIEROWNIK PROJEKTU ma za zadanie równoważenie zakresu projektu, dostępnego czasu realizacji i budżetu projektu. W fazie początkowej (Inicjowanie) zarządzanie projektem obejmuje sprawdzenie zgodności potencjalnego projektu ze strategią organizacji. Przed przystąpieniem do realizacji nowego projektu organizacja musi określić, czy projekt jest zgodny z jej celami strategicznymi. Dzięki zrozumieniu tych celów kadra kierownicza może określić pewne proponowane projekty, które obejmują czynności krytyczne z punktu widzenia misji, jako priorytetowe, a inne projekty, których znaczenie jest mniej istotne z punktu widzenia celów organizacji, jako zadania o mniejszej wadze. W fazie początkowej należy wybrać tzw. sponsora przedsięwzięcia. Należy dokładnie przeanalizować przypadek, którego dotyczy projekt, a także określić ograniczenia oraz wymagania techniczne i finansowe. Należy wybrać kierownika projektu i utworzyć szablonowy plan projektu w programie Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002 lub Microsoft Project 2000. Inicjowanie nowego projektu Tworzenie nowego pliku projektu: W programie Project 2003 w menu Plik kliknij polecenie Nowy. W Przewodniku po programie Project kliknij pozycję Pusty projekt (w programie Microsoft Project 2000 w menu Plik kliknij polecenie Nowy, a następnie na karcie Ogólne kliknij pozycję Pusty projekt. W oknie dialogowym Informacje o projekcie w polu Data rozpoczęcia wprowadź datę rozpoczęcia projektu). Utwórz nowy projekt z szablonu: W menu Plik kliknij polecenie Nowy. W okienku Nowy projekt kliknij pozycję Na tym komputerze (lub Szablony ogólne w programie Microsoft Project 2002), a następnie kliknij kartę Szablony projektów. Kliknij odpowiedni szablon (w programie Microsoft Project 2000 w menu Plik kliknij polecenie Nowy, a następnie kliknij kartę Szablony projektów i kliknij odpowiedni szablon). Określanie daty rozpoczęcia projektu: W menu Projekt kliknij polecenie Informacje o projekcie. W polu Data rozpoczęcia wprowadź datę rozpoczęcia projektu. Definiowanie kalendarza projektu: W menu Narzędzia kliknij polecenie Zmień czas pracy. Ustal dni i godziny robocze oraz wolne od pracy, które będą obowiązywać w czasie realizacji projektu. Zapisywanie pliku projektu: W menu Plik kliknij polecenie Zapisz jako. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę projektu. W fazie planowania (Planowanie) opracowuje się schemat roboczy, dzięki któremu w ramach projektu można osiągnąć wyznaczone cele i wyniki. Na tym etapie określa się punkty kontrolne projektu, dostarczane materiały i zadania. Plan ten może być strukturą podziału pracy (SPP). Kierownik projektu tworzy i dostosowuje odpowiednio harmonogram, a także określa zasoby niezbędne do wdrożenia projektu. Tworzenie planu Tworzenie nowego planu Wprowadzanie zadania: Na ekranie monitora musi być wyświetlony domyślny wykres Gantta z tabelą Wprowadzanie. Wprowadź zadania w polu Nazwa zadania. Wśród zadań mogą znajdować się także zadania sumaryczne, punkty kontrolne i elementy struktury podziału pracy (SPP). Tworzenie konspektu zadań: Utwórz hierarchię zadań obejmującą w ramach zadań sumarycznych zadania i punkty kontrolne, które mogą reprezentować fazy projektu czy inne elementy podziału pracy. Kliknij zadanie (lub kilka zadań), a następnie na pasku narzędzi Formatowanie kliknij przycisk Zwiększ wcięcie lub Zmniejsz wcięcie. Wprowadzanie czasu trwania: Kliknij pole Czas trwania danego zadania i wprowadź czas trwania. Możesz na przykład wpisać 4h. Aby określić punkt kontrolny bez czasu trwania, wpisz 0d. Aby zaznaczyć, że dany czas trwania jest szacunkowy, dodaj znak zapytania, wpisując na przykład 6d?. Określanie współzależności zadań: Wybierz zadania, które chcesz połączyć, a następnie na pasku narzędzi Standardowy kliknij przycisk Połącz zadania. Aby zmienić domyślny typ zależności Zakończenie-rozpoczęcie, kliknij dwukrotnie linię łączącą zadania, które chcesz zmienić, a następnie z listy Typ wybierz łącze zadania.

Przydzielanie zasobów	Definiowanie i przydzielanie zasobów Definiowanie puli zasobów: W menu Widok kliknij polecenie Arkusz zasobów. W polu Nazwa zasobu wpisz nazwy zasobów, które będą używane w tym projekcie. Przydzielanie zasobów do zadań: W menu Widok kliknij polecenie Wykres Gantta. Wybierz zadanie, do którego chcesz przydzielić dany zasób. Na pasku narzędzi Standardowy kliknij przycisk Przydziel zasoby. W oknie dialogowym Przydzielanie zasobów kliknij nazwy odpowiednich zasobów, a następnie kliknij przycisk Przydziel. Określanie typu zadania: Po przydzieleniu zasobów można określić typ zadania. Dzięki niemu wiadomo, jak zaplanować zadanie. Aby ustawić domyślny typ zadania w całym projekcie, w menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje, a następnie kliknij kartę Harmonogram. W polu Domyślny typ zadania zaznacz pozycję Stała liczba jednostek (wartość domyślna), Stały czas trwania lub Praca stała. Aby zmienić typ wybranego zadania, zaznacz to zadanie, a następnie na pasku narzędzi Standardowy kliknij przycisk Informacje o zadaniu. Kliknij kartę Zaawansowane i w polu Typ zadania kliknij typ zadania, które chcesz utworzyć. Nakład pracy, czas trwania i liczbę jednostek (% przydziału) określa się na podstawie następującego wzoru: praca = czas trwania * liczba jednostek Typ zadania Przydzielenie lub usunięcie zasobu powoduje zmianę wartości… Zmiana czasu powoduje zmianę wartości... Zmiana jednostek powoduje zmianę wartości… Stały czas trwania Jednostki Praca Praca Praca stała Czas trwania Jednostki Czas trwania Stała liczba jednostek Czas trwania Praca Czas trwania Ustalanie planu bazowego Ustalanie planu bazowego projektu Zapisywanie planu bazowego projektu: Po zoptymalizowaniu planu projektu, tj. ustaleniu daty zakończenia, budżetu i zakresu, można przedłożyć plan do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu plan bazowy należy zapisać. W tym celu w menu Narzędzia wskaż polecenie Śledzenie, a następnie kliknij polecenie Zapisz plan bazowy. Wyświetlanie danych planu bazowego na wykresie Gantta: W menu Widok kliknij polecenie Wykres Gantta - śledz. Informacje o planie bazowym są wyświetlane w obszarze wykresu Gannta jako niższy z dwóch pasków poszczególnych zadań (w programie Microsoft Project 2000 w menu Widok kliknij polecenie Więcej widoków, a następnie kliknij dwukrotnie ikonę Wykres Gantta - śledz.). Realizacja Wyświetlanie danych planu bazowego w tabeli: W menu Widok wskaż polecenie Tabela, a następnie wybierz polecenie Odchylenie. W tej tabeli znajdują się pola planu bazowego, a także dane punktu początkowego i punktu końcowego odchylenia. Kontrola W fazie realizacji/kontroli (Realizacja/Kontrola) odbywa się koordynowanie ludzi i innych zasobów w celu zrealizowania planu zgodnie z projektem. W wynikach tej fazy kładzie się nacisk na zarządzanie zmianami, aktualizowanie harmonogramu, śledzenie postępu i przekazywanie informacji związanych z projektem. Każdy członek zespołu wykonuje określone zadania w zakresie projektu, przyczyniając się do powodzenia całego przedsięwzięcia.

Komunikacja i raportowanie Aktualizowanie i śledzenie	Aktualizowanie informacji o postępach Zarządzanie zmianami: Zmieniaj czasy trwania, daty, zależności, przydziały zasobów lub zadania wraz z pojawianiem się próśb o zmiany lub nowe informacje. Pamiętaj o konieczności aktualizowania bieżących pól i porównuj pola z planem bazowym. Śledzenie rzeczywistych dat i czasów trwania: Najlepiej wybrać jedną metodę śledzenia postępów. Można wprowadzić wartość procentową informującą o zrealizowanej części projektu, rzeczywistą datę rozpoczęcia i zakończenia, rzeczywiste i pozostałe czasy trwania lub rzeczywistą lub pozostałą ilość pracy. Wybierz zadanie, którego będą dotyczyć wprowadzane informacje o rzeczywistym postępie. W menu Narzędzia wskaż polecenie Śledzenie, a następnie kliknij polecenie Aktualizuj zadania. Wprowadź informacje o postępach w polach Wyk. %, Rzecz. czas trwania i Pozost. czas trwania lub Rozpoczęcie rzecz. i Zakończenie rzecz. Śledzenie rzeczywistej liczby godzin i kosztów rzeczywistych: Wartości rzeczywiste określające pozostałą liczbę godzin lub koszty można wprowadzać w tabeli Śledzenie. W menu Widok wskaż polecenie Tabela, a następnie kliknij polecenie Śledzenie. Wprowadź dane dotyczące postępów w polu Praca rzecz. lub Koszt rzecz. odpowiedniego zadania. W tabeli Śledzenie można także wprowadzać wartość procentową informująca o zrealizowanej części projektu, rzeczywistą datę rozpoczęcia i zakończenia oraz rzeczywiste i pozostałe czasy trwania. Uwaga Za pomocą programu Project można śledzić trzy zestawy dat: zestaw dat bieżących, zestaw dat planu bazowego i zestaw dat rzeczywistych. Przy konfigurowaniu planu podstawowego po raz pierwszy data bieżąca równa się dacie planu bazowego. Jeśli zadanie jest wykonane w 100%, data bieżąca równa się dacie rzeczywistej. Istnieją wartości planu bazowego, wartości bieżące i wartości rzeczywiste dla daty rozpoczęcia, daty zakończenia, czasu trwania, kosztów i pracy. Przekazywanie informacji związanych z projektem Formatowanie widoku wydruku: W menu Format kliknij polecenia Style tekstu i Style pasków, aby skonfigurować style, które zostaną zastosowane w wielu zadaniach. Możesz także kliknąć w menu Format polecenia Czcionka i Pasek, aby sformatować poszczególne elementy danego zadania. W menu Format kliknij polecenie Skala czasu, Linie siatki lub Układ, aby zmienić konfigurację odpowiednich ustawień bieżącego widoku. Drukowanie widoku jako raportu: Skonfiguruj bieżący widok tak, jak ma wyglądać wydruk. W menu Plik kliknij polecenie Podgląd wydruku, aby sprawdzić układ widoku. Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij przycisk Drukuj. Generowanie raportu: W menu Widok kliknij polecenie Raporty. Kliknij dwukrotnie kategorię raportu, a następnie kliknij dwukrotnie wstępnie zdefiniowany raport. Wprowadź wszystkie niezbędne informacje. Zostanie wyświetlony podgląd raportu. Aby wydrukować raport, kliknij przycisk Drukuj. Dodawanie pola (kolumny) do tabeli: Kliknij dowolne miejsce w kolumnie po lewej stronie punktu wstawiania nowej kolumny. W menu Wstaw kliknij polecenie Kolumna. W polu Nazwa pola kliknij nazwę pola, które chcesz dodać jako nową kolumnę. Dostosowywanie widoków: W menu Widok kliknij polecenie Więcej widoków. Kliknij przycisk Nowy lub Edycja. W oknie dialogowym Definicja widoku określ tabelę, grupę i filtr, za pomocą których chcesz zdefiniować widok. Dostosowywanie tabel: W menu Widok wskaż polecenie Tabela, a następnie kliknij polecenie Więcej tabel. Kliknij przycisk Nowy lub Edycja. W oknie dialogowym Definicja tabeli określ informacje, które mają znaleźć się w tabeli. Dostosowywanie grup: W menu Projekt wskaż polecenie Grupuj według, a następnie kliknij polecenie Więcej grup. Kliknij przycisk Nowy lub Edycja. W oknie dialogowym Definiowanie grupy określ, w jaki sposób mają być grupowane informacje związane z projektem. Dostosowywanie filtrów: W menu Projekt wskaż polecenie Filtrowanie według, a następnie kliknij polecenie Więcej filtrów. Kliknij przycisk Nowy lub Edycja. W oknie dialogowym Definiowanie filtru określ, jak mają być filtrowanie informacje związane z projektem. Zamknięcie W fazie zakończenia (Zakończenie) określa się ostatnie szczegóły zakończenia projektu. Na tym etapie ostatecznie rozwiązuje się problemy, a klient zatwierdza ostateczne wyniki projektu. Należy zorganizować spotkanie poświęcone analizie wniosków wyciągniętych w czasie realizowania projektu. W czasie tego spotkania należy określić obszary wymagające poprawy oraz najlepsze rozwiązania. Należy też wprowadzić ostateczne zmiany w planie projektu. Na końcu należy zarchiwizować plan projektu zgodnie z wytycznymi dotyczącymi archiwizowania danych projektu obowiązującymi w organizacji. Zamknięcie projektu

© 2004 Microsoft Corporation. Wszelkie prawa zastrzeżone.