Snelzoekkaart voor projectmanagement Voor Project 2007
Voordat er een nieuw project wordt opgezet, moet de desbetreffende organisatie eerst bepalen of het project aansluit bij de strategische doelstellingen van deze organisatie. Leidinggevenden moeten bepaalde projecten die zijn gericht op kernactiviteiten van de organisatie voorrang geven boven andere projecten die in mindere mate aansluiten op deze doelstellingen. Voordat het werk van start gaat moet er een uitvoerende worden aangewezen. De organisatie moet kwalitatief hoogwaardige beoordeling opstellen van de zakelijke aspecten van het project samen met de beperkingen en de technische en financiële vereisten. Ten slotte moet er een projectmanager worden benoemd, die een projectplan kan opstellen in Microsoft Office Project 2007. Hebt u een gedetailleerde handleiding voor projectmanagement met Project 2007 nodig? Gebruik dan de Project-routekaart, die beschikbaar is op Office Online.
Een nieuw projectbestand maken	U kunt een nieuw leeg project maken in Project 2007 door op Nieuw in het menu Bestand te klikken. Klik in het taakvenster Nieuw project op Leeg project. U kunt een nieuw project maken op basis van een sjabloon in Project 2007 door op Nieuw in het menu Bestand te klikken. Klik in het taakvenster Nieuw project op Op computer en open vervolgens het tabblad Projectsjablonen. Klik op de gewenste sjabloon. Als uw organisatie sjablonen op het web opslaat, klikt u op de tab Bedrijfssjablonen
De begindatum van het project instellen	Klik in het menu Project op Projectgegevens. Voer in het vak Begindatum de begindatum van uw project in.
De projectkalender definiëren	Klik in het menu Extra op Werktijd wijzigen. Identificeer werkdagen en -tijden en dagen en tijden waarop niet wordt gewerkt voor uw project.
Het projectbestand opslaan	Klik in het menu Bestand op Opslaan. Voer in het vak Bestandsnaam de projectnaam in. Als u het project publiceert in Microsoft Office Project Server 2007, typt u de naam van het project en neemt u eventuele waarden voor aangepaste velden op die zijn vereist binnen uw organisatie.
In de planningsfase stelt u een werkbaar schema op aan de hand waarvan de doelstellingen van het project kunnen worden verwezenlijkt. Hiertoe bepaalt u de mijlpalen, gewenste resultaten en taken voor het project. Dit plan kan dienen als uw projectstructuur.U ontwikkelt en verfijnt het schema en identificeert de resources die zijn vereist voor het implementeren van het project.
Taken invoeren	Klik in het menu Beeld op Gantt-diagram. Voer in het veld Taaknaam taken in. De taken kunnen tevens samenvattingstaken, mijlpalen en projectstructuuritems omvatten.
Taakoverzicht maken	Maak een taakhiërarchie met taken en mijlpalen die onder samenvattingstaken worden weergegeven. U kunt op deze manier fasen of andere werkindelingen aanduiden. Klik hiertoe op een taak (of verscheidene taken) en klik vervolgens op de knop Inspringen of Inspringing verkleinen op de werkbalk.
Duren invoeren	Klik op het veld Duur voor een taak en voer een duur in. Typ bijvoorbeeld 4d om 4 dagen aan te geven. Als u een mijlpaal zonder duur wilt instellen, typt u 0d. Als u wilt aangeven dat de taakduur een schatting is, voegt u een vraagteken toe (typ bijvoorbeeld 6d?). Opmerking Geef niet de werkelijke begin- en einddatums op voor taken, maar voer een duur in en laat deze datums automatisch instellen door Project 2007. Deze veranderen immers toch waarschijnlijk wanneer resources worden toegewezen aan taken.
Taken koppelen om verbanden aan te geven	Selecteer de taken die u wilt koppelen en klik vervolgens op de knop Taken koppelen op de werkbalk. Als u het standaardtype afhankelijkheid (Begin na einde) wilt wijzigen, dubbelklikt u op de lijn tussen de taken die u wilt wijzigen en vervolgens selecteer u een taakkoppeling in de lijst Type.
Af te leveren producten definiëren	Wanneer uw project is gestart, komt u er wellicht dat andere projecten afhankelijk zijn van de resultaten van uw project. Klik in het menu Samenwerken op Producten beheren. Hiervoor is Microsoft Office Project Professional 2007 vereist.
Toewijzingen zijn de koppelingen tussen specifieke taken en de resources die nodig zijn om de taken uit te voeren. U kunt meerdere resources toewijzen aan een taak. Behalve mensen kunt u ook materialen (bijvoorbeeld cement) en kosten (bijvoorbeeld reiskosten) toewijzen als resources aan taken.
De resourcegroep definiëren	Klik in het menu Beeld op Resourceblad. Voer in het veld Resourcenaam de namen in van de resources die u wilt gebruiken voor dit project. Als u met Project Professional werkt, klikt u op Team samenstellen uit onderneming in het menu Extra om resources toe te voegen vanuit de resourcegroep van de onderneming.
Resources toewijzen aan taken	Klik in het menu Beeld op Gantt-diagramSelecteer een taak waaraan u een resource wilt toewijzen. Klik op de knop Resources toewijzen. Klik in het dialoogvenster Resources toewijzen. op de namen van resources en klik vervolgens op Toewijzen. U kunt ook resources toewijzen aan taken met de weergave Taakformulier. Klik in de weergave Gantt-diagram op Splitsen in het menu Vensters.
De hoeveelheid werk invoeren die resources besteden aan taken	Bij het plannen van taken geven projectmanagers er soms de voorkeur aan de hoeveelheid werk die nodig is om een taak uit te voeren op te geven, in plaats van de duur van de taak. Het invoeren van werk is een activiteit die in de praktijk vaak wordt uitgevoerd.. Als u de werkuren wilt invoeren voor resources die aan taken zijn toegewezen, voegt u de kolom Werk toe aan de weergave Gantt-diagram. Klik in het menu Invoegen op Kolom.
Het gewenste taaktype instellen	Zodra u resources hebt toegewezen, wordt in Project 2007 op basis van het taaktype bepaald hoe de taak moet worden gepland. Het is heel goed mogelijk dat de duren veranderen bij het toewijzen van resources aan taken. Hoe taaktypen werken Het werk, de duur en de eenheden (percentage van toewijzing) worden berekend op basis van de volgende formule: Werk = duur * eenheden. Bij een ... Herziening van werk Herziening van duur Herziening van eenheden Taak met vaste eenheden Verandert de duur Verandert het werk Verandert de duur Taak met vast werk Verandert de duur Veranderen de eenheden Verandert de duur Taak met vaste duur Veranderen de eenheden Verandert het werk Verandert het werk U kunt een standaardtaaktype instellen voor het hele project door op Opties in het menu Extra te klikken en vervolgens het tabblad Planning te openen. Schakel in het vak Standaardtaaktype de optie Vaste eenheden (de standaardinstelling), Vaste duur of Vast werkin. Als u het taaktype van een afzonderlijke taak wilt wijzigen, selecteert u de taak en vervolgens klikt u op de knop Taakgegevens. Klik op de tab Geavanceerd en klik vervolgens in het vak Taaktype op het taaktype dat u wilt maken.
Identiteitsfactoren die van invloed zijn op taakplanningen	U kunt Project 2007 gebruiken om inzicht te krijgen in hoe veranderingen in de ene taak van invloed kunnen zijn op de rest van het project en om wijzigingen in het schema bij te houden. Klik in het menu Beeld op Wijzigingsmarkeringen weergeven. U kunt een meer gedetailleerde taakplanning bekijken en gegevens wijzigen met behulp van taakfactoren. Selecteer een taak en klik vervolgens op Taakfactoren .
Maak een basislijnplanning of een tussentijdse planning of werk deze bij zodat u uw bijgewerkte planning later kunt vergelijken met uw basislijnplanning. Door een basislijnplanning op te slaan kunt u verschillen opsporen en afhandelen en nauwkeuriger plannen voor vergelijkbare toekomstige projecten.
De basislijnplanning opslaan	Nadat u de projectplanning hebt opgesteld met einddatum, budget en omvang, kan dit ter goedkeuring worden ingediend. Sla de basislijnplanning op nadat deze is goedgekeurd. Wijs in het menu Extra de opdracht Bijhouden aan en klik vervolgens op Basislijn instellen.
Basislijngegevens weergeven in een Gantt-diagram	Klik in het menu Beeld op Vergelijkend Gantt-diagram. De basislijngegevens van de afzonderlijke taken worden in het diagramgebied telkens weergegeven met behulp van de onderste Gantt-balk.
Basislijngegevens weergeven in een tabel	Wijs in het menu Beeld de opdracht Tabel aan en selecteer vervolgens Verschil. In deze tabel worden velden voor de basislijn en voor afwijkingen van de begindatum en de einddatum weergegeven.
Tijdens het uitvoeren van het werk kunt u er alleen zeker van zijn dat het project vordert volgens de planning als u de voortgang continu bijwerkt.In dit stadium wordt de aandacht gericht op het beheren van wijzigingen, het bijwerken van de planning, het bijhouden van de voortgang en het overbrengen van projectinformatie. Opmerking Er kunnen in Project 2007 drie gegevensset wordt bijgehouden: huidig, basislijn en werkelijk. Als u de basislijn voor de eerste keer instelt, geldt: huidig = basislijn. Als een taak 100% is voltooid, geldt: huidig = werkelijk. De waarden voor de basislijn, huidig en werkelijk kunnen worden ingesteld voor begindatum, einddatum, duur, kosten en werk.
Wijzigingen beheren	Bij het beheren van wijzigingen draait het om het wijzigen van de duur, de datums, de afhankelijkheden, de toewijzing van resources of taken op basis van wijzigingsverzoeken of nieuwe informatie. Zorg ervoor dat de huidige velden actueel blijven en vergelijk deze met de basislijn.
Werkelijke datums en duren bijhouden	U kunt het beste kiezen voor één vaste methode voor het bijhouden van de voortgang. U kunt percentage voltooid, werkelijke begin- en einddatums, werkelijke en resterende duren of werkelijk en resterend werk invoeren. Selecteer de taak waarvoor u de werkelijke voortgang wilt invoeren. Wijs in het menu Extra de opdracht Bijhouden aan en klik vervolgens op Taken bijwerken. Voer in het dialoogvenster Taken bijwerken de voortgangsgegevens in de velden voor uw voortgangscontrolemethode in.
Werkelijke uren en kosten bijhouden	Als u de werkelijke en resterende werkuren of kosten wilt invoeren, gebruikt u de tabel Bijhouden. Wijs in het menu Beeld de opdracht Tabel aan en klik vervolgens op Bijhouden. Typ voortgangsgegevens in de velden W. hoeveelh. werk of Werkelijke kosten voor de taak. U kunt de tabel Bijhouden ook gebruiken als u het percentage dat is voltooid, de werkelijke begindatum en einddatum, de werkelijke duur en de resterende duur wilt opgeven.
Houd belanghebbenden en teamleden op de hoogte van de voortgang van het project door hen toegang te geven tot online of gedrukte weergaven en rapporten. Project 2007 biedt vele manieren voor het snel en efficiënt afdrukken en verspreiden van zowel gedetailleerde gegevens als overzichtsinformatie over een project.
Een weergave opmaken om af te drukken	Klik in het menu Opmaak op Tekststijlen of Balkstijlen om stijlen in te stellen die gelden voor meerdere taken. Of klik in het menu Opmaak op Lettertype of Balk om individuele elementen voor een specifieke taak op te maken. Klik op Tijdschaal, Rasterlijnen of Indeling in het menu Opmaak om deze aspecten van de huidige weergave te wijzigen.
Weergave afdrukken als rapport	U kunt de huidige weergave zo instellen dat deze op de door u gewenste wijze kan worden afgedrukt. Klik in het menu Bestand op Afdrukvoorbeeld om de lay-out van de weergave te controleren. Druk de weergave af door op Afdrukkente klikken.
Een rapport genereren	Klik in het menu Rapport op Visuele rapporten om de gegevens van uw project weer te geven in draaitabelrapporten in Microsoft Office Excel 2007 en draaidiagramweergaven in Microsoft Office Visio Professional 2007. U kunt ook basisrapporten bekijken waarvoor u niet over Excel of Visio hoeft te beschikken. Klik in het menu Rapport op Rapporten. Dubbelklik op een rapportcategorie en dubbelklik vervolgens op een vooraf gedefinieerd rapport. Voer de benodigde gegevens in. Een voorbeeld van het rapport wordt weergegeven. U kunt dit rapport afdrukken door op Afdrukkente klikken.
Een veld (kolom) toevoegen aan een tabel	Klik op een willekeurige plaats in een kolom waarnaast u aan de linkerkant een nieuw kolom wilt invoegen. Klik in het menu Invoegen op Kolom. Klik in het vak Veldnaam op de naam van het veld dat u als een nieuwe kolom wilt toevoegen.
Weergaven aanpassen	Klik in het menu Beeld op Meer weergaven. Klik op Nieuw of Bewerken. Geef in het dialoogvenster Weergave definiëren de tabel, de groep en de filter op die u wilt gebruiken om de weergave te definiëren.
Tabellen aanpassen	Wijs in het menu Beeld de opdracht Tabel aan en klik vervolgens op Meer tabellen. Klik op Nieuw of Bewerken. Geef in het dialoogvenster Tabel definiëren op welke gegevens u in de tabel wilt opnemen.
Groepen aanpassen	Wijs in het menu Project de opdracht Groeperen op aan en klik vervolgens op Meer groepen. Klik op Nieuw of Bewerken. Geef in het dialoogvenster Groep definiëren op hoe u projectgegevens wilt groeperen.
Filters aanpassen	Wijs in het menu Project de opdracht Gefilterd op aan en klik vervolgens op Meer filters. Klik op Nieuw of Bewerken. Geef in het dialoogvenster Filter definiëren op hoe u projectgegevens wilt filteren.
Dat uw project bijna is afgelopen betekent nog niet dat uw werk gedaan is. U moet nog de laatste projectdetails afhandelen. Daarnaast moeten de gewenste resultaten door de klant worden geaccepteerd. Analyseer daarna wat er in het project is misgegaan en leg informatie vast over gebieden die voor verbetering vatbaar zijn en over aanbevolen procedures. Werk als dat nodig is het project plan bij met de meest recente gegevens en archiveer ten slotte het project volgens de richtlijnen die binnen uw organisatie voor het archiveren van projecten worden gehanteerd.
Een eindrapport opstellen	Klik in het menu Rapport op Visuele rapporten om de gegevens van uw project weer te geven in draaitabelrapporten in Excel 2007 en draaidiagramweergaven in Visio Professional 2007. U kunt ook basisrapporten bekijken waarvoor u niet over Excel of Visio hoeft te beschikken. Klik in het menu Rapport op Rapporten. Dubbelklik op een rapportcategorie en dubbelklik vervolgens op een vooraf gedefinieerd rapport. Voer de benodigde gegevens in. Een voorbeeld van het rapport wordt weergegeven. U kunt dit rapport afdrukken door op Afdrukkente klikken.
Een project opslaan als sjabloon	Nadat een project is voltooid, kunt u hetgeen u hebt geleerd tijdens het project vastleggen door hiervan een sjabloon te maken voor toekomstige projecten. Klik in het menu Bestand op ` en klik vervolgens in het vak Opslaan als type op Sjabloon.