プロジェクト管理のクイック リファレンス ガイド Project 2007
新しいプロジェクトを立ち上げる前に決めなければいけないことは、そのプロジェクトを事業戦略のどこに位置付けるかです。つまり、事業目標を達成する上でそのプロジェクトが最優先事項であるのか、そうでないのかを見極めることです。 また、プロジェクトの監査役を経営幹部の中から選出し、そのプロジェクトが会社の経営にどのような影響をもたらすのか、どのような制約があるか、技術面/財政面で何が求められるかなどを詳しく分析する必要があります。次に、プロジェクト管理者を決め、誰が Microsoft Office Project 2007 を使ってプロジェクト計画を作成するかを決めます。 Project 2007 を使ってプロジェクトを管理する方法については、Office Online のステップ ガイドをご覧ください。
新しいプロジェクト ファイルを作成する	Project 2007 で新しい空のプロジェクトを作成するには、[ファイル] メニューの [新規作成] を選択し、[新しいプロジェクト] で [空のプロジェクト] をクリックします。 Project 2007 のテンプレートを使って新しいプロジェクトを作成するには、[ファイル] メニューの [新規作成] を選択し、[新しいプロジェクト] で [コンピュータ上のテンプレート] をクリックして [Project テンプレート] タブをクリックします。表示される一覧でテンプレートを選択します。社内の Web サイトで公開しているテンプレートを使うには、[エンタープライズ テンプレート] タブをクリックします。
プロジェクトの開始日を指定する	[プロジェクト] メニューの [プロジェクト情報] を選択し、[開始日] ボックスにプロジェクトの開始日を入力します。
プロジェクト カレンダーを設定する	[ツール] メニューの [稼働時間の変更] を選択し、プロジェクトの稼働日と非稼働日を指定します。
プロジェクト ファイルを保存する	[ファイル] メニューの [上書き保存] を選択し、[ファイル名] ボックスにプロジェクトの名前を入力します。 プロジェクトを Microsoft Office Project Server 2007 に発行する場合は、プロジェクトの名前を入力する際に組織で必要とされているカスタム フィールドの値も指定してください。
プロジェクトの計画段階では、どのように仕事を進めれば目標を達成できるかを考えます。そのためには、プロジェクトのマイルストーンや成果物、業務などを洗い出します。この計画が Work Breakdown Structure (WBS) となります。さらにスケジュールの調整を行い、仕事を進めていくのにいつどのようなリソースが必要かを決めていきます。
タスクを入力する	[表示] メニューの [ガント チャート] を選択し、[タスク名] 列にタスクの名前を入力します。サマリー タスクやマイルストーン、WBS などもタスクとして追加します。
タスクの階層を決める	サマリ タスクを親とし、タスクやマイルストーンなどを子とするタスクの階層を作成します。階層は段階や作業単位で分類します。タスクのレベルを上げ下げするには、そのタスク (複数可) を選択し、ツールバーの [レベル上げ] ボタンや [レベル下げ] ボタン をクリックします
期間を指定する	タスクの行の [期間] 列に期間を入力します。たとえば、4 と入力すると「4 日」になります。期間のないマイルストーンを指定するには、0 と入力します。推定の場合は、6? のように疑問符も入力します。 メモ メモ 開始日や終了日ではなく、期間を入力するようにしてください。日付は自動的に決まり、タスクに必要なリソースによって調整されていきます。
タスク間にリンクを指定して関連付ける	関連付ける複数のタスクを選択し、ツールバーの [タスクのリンク] ボタン をクリックします。あるタスクが完了した時点で次のタスクを開始する既定の依存関係 (終了 - 開始) が自動的に設定されますが、これを変更するにはタスク間のリンクの線をダブルクリックし、[依存タイプ] リストからオプションを選択します。
成果物を作成する	プロジェクトの途中で、他のプロジェクトがそのプロジェクトの成果物に依存していることがわかった場合は、[共同作業] メニューの [成果物の管理] を選択します。これは、Microsoft Office Project Professional 2007 に追加された新しい機能です。
特定のタスクとそれに必要なリソースを関連付けることを、割り当てといいます。1 つのタスクに複数のリソースを割り当てることができます。リソースには、人的リソースのほかに、材料 (セメントなど) や予算 (旅費など) も含まれます。
リソース共有元を定義する	[表示] メニューの [リソース シート] を選択し、[リソース名] 列に、タスクに割り当てるリソースの名前を を入力します。 Project Professional を使っている場合は、[ツール] メニューの [エンタープライズからチームを作成] を選択して、社内のリソース共有元からリソースを追加します。
タスクにリソースを割り当てる	[表示] メニューの [ガント チャート] を選択し、リソースに割り当てるタスクを選択して[リソースの割り当て] ボタン をクリックします。[リソースの割り当て] ダイアログ ボックスでリソース名をクリックし、[割り当て] をクリックします。 [タスク フォーム] でタスクにリソースを割り当てることもできます。[タスク フォーム] を開くには、[ガント チャート] ビューで [ウィンドウ] メニューの [分割] を選択します。
タスクに必要なリソースを数量で入力する	タスクをスケジュールする際に、期間ではなくタスクに必要なリソース (労働力) を数量で入力することもできます。これによって、より現実的なスケジュールを立てることができます。 タスクに割り当てるリソースの作業時間を入力するには、[挿入] メニューの [列] を選択して [ガント チャート] に [作業時間] 列を追加します。
タスクの種類について	タスクにリソースを割り当てると、タスクの種類に応じて自動的にスケジュール方法が決まり、期間も調整されます。 各種タスクの動作 作業時間、期間、単位数 (割り当て率) は、作業時間 = 期間 × 単位数という式で割り出されます。 タスクの種類 作業時間を変更した場合 期間を変更した場合 単位数を変更した場合 単位数固定のタスク 期間が変更されます。 作業時間が変更されます。 期間が変更されます。 作業時間固定のタスク 期間が変更されます。 単位数が変更されます。 期間が変更されます。 期間固定のタスク 単位数が変更されます。 作業時間が変更されます。 作業時間が変更されます。 プロジェクト全体のタスクの既定の種類を設定するには、[ツール] メニューの [オプション] を選択し、 [スケジュール] タブをクリックします。[既定のタスクの種類] ボックスで、[単位数固定](既定値)、[期間固定]、[作業時間固定] のいずれかを選択します。 それぞれのタスクの種類を個別に変更するには、そのタスクを選択して [タスク情報] ボタン をクリックし、 [詳細] タブの [タスクの種類] ボックスで種類を選択します。
スケジュールに影響する要因について	Project 2007 では、あるタスクを変更したときにプロジェクト全体にどのような影響を及ぼすかを一目で確認でき、スケジュールの変更履歴を残すこともできます。プロジェクトの変更箇所を見るには、[表示] メニューの [変更箇所の表示] を選択します。 タスク影響要素を使うと、タスクのスケジュールを詳しく表示したり、変更内容を見ることができます。これを行うには、タスクを選択して、[タスク影響要素] ボタンをクリックします。
基準計画や中間計画を作成して保存しておけば、あとで最新の計画と比較してスケジュールがどのように変わったかを確かめたり、将来同様のプロジェクトを行う場合に矛盾を排除するなど、より正確な計画を立てることができます。
基準計画を保存する	プロジェクト計画が固まり、最終日や予算、スコープなどがすべて決まったら、その計画を承認手続きに回し、承認されたら[ツール] メニューの [進捗管理] をポイントし、[基準計画の設定] を選択して、基準計画として保存します。
基準計画をガント チャートに表示する	[表示] メニューの [ガント チャート (進捗管理)] を選択します。基準計画がガント チャートに表示されます。各タスクの下のバーが基準計画です。
基準計画をテーブルに表示する	[表示] メニューの [テーブル] をポイントし、[差異] を選択します。テーブルには、基準計画の開始日/終了日と実際の開始日/終了日が表示されます。
プロジェクトがスケジュールどおりに進んでいるかどうかを確かめるには、作業の進捗状況を随時更新していく必要があります。この段階では、主に変更の管理や、スケジュールの更新、進捗管理、プロジェクト情報のやり取りを行います。 メモ Project 2007 では、現行、基準計画、実績の 3 種類の日付を管理できます。基準計画を立てた時点では基準計画が現行となり、タスクが完了した時点では実績が現行となります。現行、基準計画、実績のぞれぞれに、開始日、終了日、期間、コスト、作業が存在します。
変更を管理する	変更の管理とは、変更依頼や新しい情報に基づいて、期間、日付、依存関係、リソースの割り当て、タスクなどを変更することを言います。基準計画と比較できるように、現在の値を常に最新の状態に更新してください。
日付や期間を更新して進捗状況を管理する	進捗状況の管理は、達成率、実績の開始日と終了日、実績期間と残存期間、完了済み作業と残存作業など、さまざまな項目を入力することで行いますが、プロジェクト全体を通じて方法を一本化おくといいでしょう。 進捗状況を入力するタスクを選択し、[ツール] メニューの [進捗管理] をポイントし、[タスクの更新] を選択します。[タスクの更新] ダイアログ ボックスで、進捗状況に関する情報を入力します。
作業時間とコストを管理する	これまでにかかった作業時間やコスト、または残存時間やコストを管理するには、進捗管理テーブルを使います。これにを行うには、[表示] メニューの [テーブル] をポイントして [進捗管理] を選択し、タスクの [実績作業時間] や [実績コスト] にデータを入力します。 進捗管理テーブルで達成率や実績の開始日と終了日、実績期間と残存期間などを入力することもできます。
ビューやレポートをオンラインで公開したり印刷したものを配布することで、チームのメンバーやその他の関係者にプロジェクトの進捗情報を随時知らせることができます。 Project 2007 には、プロジェクトの概要や詳細をすばやく効果的に配布する機能が多数備わっています。
表示を印刷用に設定する	複数のタスクに一括して同じスタイルを設定する場合は、[書式] メニューの [文字列のスタイル] や [バーのスタイル] を選択します。特定のタスクの個々の要素だけにスタイルを設定する場合は、[書式] メニューの [フォント] や [バー] を選択します。[書式] メニューにはこの他に [タイムスケール]、[目盛線]、[レイアウト] などの書式オプションがあります。
ビューをレポートとして印刷する	現在のビューに印刷したい部分を表示します。[ファイル] メニューの [印刷プレビュー] を選択してレイアウトを確認し、 [印刷] をクリックします。
レポートを生成する	プロジェクトのデータを、Microsoft Office Excel 2007 のピボットテーブル形式や、Microsoft Office Visio Professional 2007 のピボットダイアグラム形式で表示するには、[レポート] メニューの [ビジュアル レポート] を選択します。 また、Excel や Visio を使わない基本的なレポートを表示するには、[レポート] メニューの [レポート] を選択し、レポートのカテゴリをダブルクリックして、いずれかのテンプレートをダブルクリックします。必要な情報を入力すると、レポートのプレビューが表示されます。レポートを印刷するには、[印刷] をクリックします。
テーブルにフィールド (列) を追加する	列を追加する位置の左側の列をクリックし、[挿入] メニューの [列] を選択します。[フィールド名] ボックスで、新しい列に付ける名前を選択します。
ビューをカスタマイズする	[表示] メニューの [その他のビュー] を選択し、[新規作成] または [編集] をクリックします。[ビューの定義] ダイアログ ボックスで、ビューを定義するテーブル、グループ、フィルタを指定します。
テーブルをカスタマイズする	[表示] メニューの [テーブル] をポイントして [その他のテーブル] を選択し、[新規作成] または [編集] をクリックします。 [テーブルの定義] ダイアログ ボックスで、テーブルに含める情報を指定します。
グループをカスタマイズする	[プロジェクト] メニューの [グループ化] をポイントして [その他のグループ] を選択し、[新規作成] または [編集] をクリックします。[グループの定義] ダイアログ ボックスで、プロジェクトの情報をどのようにグループ化するかを指定します。
フィルタをカスタマイズする	[プロジェクト] メニューの [フィルタ] をポイントして [その他のフィルタ] を選択し、[新規作成] または [編集] をクリックします。[フィルタの定義] ダイアログ ボックスで、プロジェクトの情報をどのようにフィルタするかを指定します。
プロジェクトがほとんど終わったからといって、仕事が完了したわけではありません。プロジェクトの詰めの部分を詳しく決めたり、顧客が最終納品物を受領したことを確認したりなど、しなければいけないことはまだあります。また、プロジェクトの反省会を開き、次回への改善点やベスト プラクティスまとめることも大切です。最終的な更新情報をプロジェクト計画に反映し、組織のガイドラインに従ってプロジェクト計画を保管、整理します。
最終的なレポートを作成する	プロジェクトのデータを、Excel 2007 のピボットテーブル形式や、Visio Professional 2007 のピボットダイアグラム形式で表示するには、[レポート] メニューの [ビジュアル レポート] を選択します。 また、Excel や Visio を使わない基本的なレポートを表示するには、[レポート] メニューの [レポート] を選択し、レポートのカテゴリをダブルクリックして、いずれかのテンプレートをダブルクリックします。必要な情報を入力すると、レポートのプレビューが表示されます。レポートを印刷するには、[印刷] をクリックします。
プロジェクトをテンプレートとして保存する	プロジェクトの完了後に、プロジェクト計画をテンプレートとして保存しておけば、そのプロジェクトを通じて得られた知識や経験を次回に活かすことができます。プロジェクトをテンプレートとして保存するには、[ファイル] メニューの [名前を付けて保存] を選択し、[ファイルの種類] ボックスで [テンプレート] を選択します。