प्रोजेक्ट प्रबंधन त्वरित संदर्भ मार्गदर्शिका

पहल करें योजना बनाएँ योजना नया प्रोजेक्ट	प्रोजेक्ट किसी एक लक्ष्य को पूर्ण करने के लिए निर्देशित गैर-रूटीन वाले कार्यों की जटिल श्रृंखला है. प्रोजेक्ट प्रबंधक प्रोजेक्ट को क्रियान्वित करने के लिए उपलब्ध प्रोजेक्ट क्षेत्र, और समय और प्रोजेक्ट के लिए उपलब्ध बजट को संतुलित करने का कार्य करता है. प्रोजेक्ट प्रबंधन के प्रारंभिक चरण में प्रस्तावित प्रोजेक्ट के लिए उपयुक्त रणनीति का परीक्षण करना शामिल है. कोई नया प्रोजेक्ट प्रारंभ करने से पहले, संगठन को यह निर्धारित करना चाहिए कि प्रोजेक्ट अपने रणनीतिक लक्ष्यों के लिए उपयुक्त हो. संगठन के लक्ष्यों को समझने से एक्ज़िक्यूटिव्स को उच्च-प्राथमिकता के रूप में महत्वपूर्ण गतिविधियों पर ध्यान देने वाले कुछ प्रस्तावित प्रोजेक्ट्‍स और निम्न प्राथमिकता के रूप में संगठन के लक्ष्यों से बाहर वाले अन्य प्रोजेक्ट्‍स की पहचान करने में मदद मिल सकती है. प्रारंभिक चरण के दौरान, उत्तरदायी एक्ज़िक्यूटिव की पहचान करना चाहिए. प्रोजेक्ट की सीमाओं और तकनीकी और वित्तीय आवश्यकताओं के साथ-साथ प्रोजेक्ट के व्यवसाय मामले का उच्च-स्तरीय मूल्यांकन विकसित करना चाहिए. प्रोजेक्ट प्रबंधक की पहचान करना चाहिए और Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002, या Microsoft Project 2000 में प्लेसहोल्डर प्रोजेक्ट योजना सेट करना चाहिए. किसी नए प्रोजेक्ट की पहल करें नई प्रोजेक्ट फ़ाइल बनाएँ: Project 2003 में फ़ाइल मेनू पर, नया क्लिक करें. प्रोजेक्ट मार्गदर्शिका में, रिक्त प्रोजेक्ट क्लिक करें. (Microsoft Project 2000 में, फ़ाइल मेनू पर नया क्लिक करें, और तब सामान्य टैब में, रिक्त प्रोजेक्ट क्लिक करें. प्रोजेक्ट की जानकारी संवाद बॉक्स में, प्रारंभ दिनांक बॉक्स में अपने प्रोजेक्ट के प्रारंभ का दिनांक दर्ज करें.) टेम्पलेट से कोई नया प्रोजेक्ट बनाएँ: फ़ाइल मेनू पर, नया क्लिक करें. नया प्रोजेक्ट कार्य फलक में, मेरा कंप्यूटर पर (या Microsoft Project 2002 में सामान्य टेम्पलेट्‍स ) क्लिक करें, और तब प्रोजेक्ट टेम्पलेट्‍स टैब क्लिक करें. इच्छित टेम्पलेट क्लिक करें. (Microsoft Project 2000 में, फ़ाइल मेनू पर नया क्लिक करें, और तब प्रोजेक्ट टेम्पलेट्‍स टैब क्लिक करें. इच्छित टेम्पलेट क्लिक करें.) प्रोजेक्ट का प्रारंभ दिनांक निर्दिष्ट करें: प्रोजेक्ट मेनू पर, प्रोजेक्ट की जानकारी क्लिक करें. प्रारंभ दिनांक बॉक्स में, अपने प्रोजेक्ट का प्रारंभ दिनांक दर्ज करें. प्रोजेक्ट कैलेंडर निर्धारित करें: उपकरण मेनू पर, कार्य समय बदलें क्लिक करें. अपने प्रोजेक्ट के लिए कार्यशील और अ-कार्यशील दिनों और समयों को चिह्नित करें. प्रोजेक्ट फ़ाइल सहेजें: फ़ाइल मेनू पर, इस रूप में सहेजें क्लिक करें. फ़ाइल का नाम बॉक्स में, प्रोजेक्ट का नाम लिखें. प्रोजेक्ट के इच्छित लक्ष्यों और परिणामों को पूर्ण करने के लिए योजना चरण कार्य योग्य योजना बताता है. योजना के चरण में, आप प्रोजेक्ट के माइलस्टोंस, डिलिवरेबल्स, और कार्यों की पहचान कर सकते हैं. यह योजना आपका वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) हो सकती है. शेड्यूल को विकसित और परिष्कृत करें, और प्रोजेक्ट को कार्यान्वित करने के लिए आवश्यक संसाधनों की पहचान करें. नई योजना बनाएँ कार्य दर्ज करें: सुनिश्चित करें कि प्रविष्टि तालिका के साथ डिफ़ॉल्ट गैंट चार्ट दिखाई दे रहा है. कार्य का नाम फ़ील्ड में, कार्य दर्ज करें. कार्यों में सारांश कार्य, माइलस्टोन कार्य, और WBS आइटम्स भी शामिल हो सकते हैं. बाह्यरेखा कार्य: सारांश कार्यों के तहत, कार्य और माइलस्टोंस को शामिल करके अपना कार्य पदानुक्रम बनाएँ, जो अवस्थाओं या अन्य कार्य विभागों का प्रतिनिधित्व कर सकता है. कोई एक कार्य (या कई कार्य) क्लिक करें, और तब स्वरूपण उपकरण पट्‍टी पर इंडेंट या आउटडेंट बटन क्लिक करें. समयावधियाँ दर्ज करें: किसी कार्य के लिए समयावधि फ़ील्ड क्लिक करें और समयावधि दर्ज करें, उदाहरण के लिए, 4h लिखें. समयावधि के बिना कोई माइलस्टोन निर्दिष्ट करने के लिए, 0d लिखें. समयावधि एक अंदाज़ा है, इसका संकेत देने के लिए, प्रश्न चिह्न जोड़ें, उदाहरण के लिए, 6d? लिखें. कार्य निर्भरताएँ निर्दिष्ट करें: जिन्हें आप लिंक करना चाहते हैं, उन कार्यों का चयन करें, और तब मानक उपकरण पट्‍टी पर कार्य लिंक करें बटन क्लिक करें. डिफ़ॉल्ट 'समाप्ति-से-प्रारंभ' निर्भरता प्रकार को बदलने के लिए, जिन कार्यों को आप बदलना चाहते हैं, उनकी लिंक पंक्ति को डबल-क्लिक करें, और तब प्रकार सूची से किसी कार्य लिंक का चयन करें.

संसाधन असाइन करें आधाररेखा सेट करें निष्पादित करें नियंत्रण	संसाधनों को निर्धारित करें और असाइन करें संसाधन पूल को निर्धारित करें: दृश्य मेनू पर, संसाधन पत्रक क्लिक करें. संसाधन का नाम फ़ील्ड में, उन संसाधनों के नाम लिखें, जिन्हें आप इस प्रोजेक्ट में उपयोग करेंगे. कार्यों को संसाधन असाइन करें: दृश्य मेनू पर, गैंट चार्ट क्लिक करें. उस कार्य का चयन करें, जिसे आप संसाधन असाइन करना चाहते हैं. मानक उपकरण पट्‍टी पर, संसाधन असाइन करें बटन क्लिक करें. संसाधन असाइन करें संवाद बॉक्स में, संसाधन का नाम (के नाम) क्लिक करें, और तब असाइन करें क्लिक करें. अपना कार्य प्रकार जानें: आपके द्वारा संसाधन असाइन करते ही, कार्य प्रकार कार्य कैसे शेड्यूल करें, यह निर्धारित करता है. संपूर्ण प्रोजेक्ट के लिए डिफ़ॉल्ट कार्य प्रकार सेट करने के लिए, उपकरण मेनू पर, विकल्प क्लिक करें, और तब शेड्यूल टैब क्लिक करें. डिफ़ॉल्ट कार्य प्रकार बॉक्स में, निर्धारित इकाइयाँ (डिफ़ॉल्ट), निर्धारित अवधि, या निर्धारित कार्य का चयन करें. किसी व्यक्तिगत कार्य का कार्य प्रकार बदलने के लिए, कार्य का चयन करें, और तब मानक उपकरण पट्‍टी पर कार्य की जानकारी बटन क्लिक करें. उन्नत टैब क्लिक करें, और तब कार्य प्रकार बॉक्स में, जिस कार्य प्रकार को आप बनाना चाहते हैं, उसे क्लिक करें. कार्य, अवधि, और इकाइयाँ (% आबंटन) इस सूत्र द्वारा निर्धारित किए जाते हैं: कार्य = अवधि * इकाइयाँ कार्य प्रकार किसी संसाधन को जोड़ने या निकालने पर, यह परिवर्तित करता है… अवधि बदलने पर, यह परिवर्तित करता है... इकाइयों को बदलने पर, यह परिवर्तित करता है… निर्धारित अवधि इकाइयाँ कार्य कार्य निर्धारित कार्य अवधि इकाइयाँ अवधि निर्धारित इकाइयाँ अवधि कार्य अवधि प्रोजेक्ट आधाररेखा सेट करें आधाररेखा योजना सहेजें: समाप्ति दिनांक, बजट, और क्षेत्र के लिए प्रोजेक्ट योजना को अनुकूलित करने के बाद, आप अनुमोदन के लिए योजना सबमिट कर सकते हैं. एक बार अनुमोदित हो जाने पर, आधाररेखा योजना को सहेजें. उपकरण मेनू पर, ट्रैक किया जा रहा है को इंगित करें, और तब आधाररेखा सहेजें क्लिक करें. गैंट चार्ट में आधाररेखा डेटा देखें: दृश्य मेनू पर, गैंट ट्रैक किया जा रहा है क्लिक करें. चार्ट क्षेत्र में, आधाररेखा जानकारी, प्रत्येक कार्य की दो गैंट पट्‍टियों के लोअर के रूप में दिखाई गई है. (Microsoft Project 2000 में, दृश्य मेनू पर और दृश्य क्लिक करें, और तब गैंट ट्रैक किया जा रहा है डबल-क्लिक करें.) तालिका में आधाररेखा डेटा देखें: दृश्य मेनू पर, तालिका को इंगित करें, और तब प्रसरण का चयन करें. इस तालिका में आधाररेखा और प्रसारण प्रारंभ और समाप्ति के लिए फ़ील्ड्‍स शामिल हैं. प्रोजेक्ट योजना में यथा निर्धारित योजना को कार्यान्वित करने के लिए निष्पादन/नियंत्रण चरण, लोगों और अन्य संसाधनों को कोऑर्डिनेट करता है. इस चरण में डिलिवरेबल्स परिवर्तन का प्रबंध करने, शेड्यूल अद्यतनों को दर्ज करने, प्रगति ट्रैक करने, और प्रोजेक्ट की जानकारी संचारित करने पर फ़ोकस करता है. टीम का हर सदस्य प्रोजेक्ट की सफलता में अपने योगदान को सुनिश्चित करके, प्रोजेक्ट के क्षेत्र में निर्धारित कार्य करता है.

प्रोजेक्ट बंद करें बंद करें संचारित करें और रिपोर्ट दें अद्यतन करें और ट्रैक करें	प्रगति अद्यतन करें परिवर्तनों का प्रबंध करें: अनुरोधित परिवर्तनों या नई जानकारी पर आधारित अवधियों, दिनांकों, निर्भरताओं, संसाधन असाइनमेंट्‍स, या कार्य को संशोधित करें. वर्तमान फ़ील्ड्‍स को अप टू डेट रखें और आधाररेखा पर इसकी तुलना करें. वास्तविक दिनांकों और अवधियों को ट्रैक करें: प्रगति को ट्रैक करने के लिए एकल विधि पर निर्णय लेना श्रेष्ठ है. आप पूर्ण प्रतिशत, वास्तविक प्रारंभ और समाप्ति दिनांक, वास्तविक और शेष अवधियाँ, या वास्तविक और शेष कार्य दर्ज कर सकते हैं. उस कार्य का चयन करें, जिसके लिए आप वास्तविक प्रगति दर्ज करना चाहते हैं. उपकरण मेनू पर, ट्रैक किया जा रहा है को इंगित करें, और तब कार्य अद्यतन करें क्लिक करें. % पूर्ण, वा. अव. और शे. अव., या वा. प्रार और वा. समा. फ़ील्ड्‍स में प्रगति डेटा दर्ज करें. वास्तविक घंटों और लागतों को ट्रैक करें: यदि आप वास्तविक और शेष कार्य के घंटे या लागतों को दर्ज करना चाहते हों, तो ट्रैक करने वाली तालिका का उपयोग करें. दृश्य मेनू पर, तालिका को इंगित करें, और तब ट्रैक किया जा रहा है क्लिक करें. कार्य के वास्त. कार्य या वास्त. लागत फ़ील्ड्‍स में प्रगति डेटा दर्ज करें. पूर्ण प्रतिशत, वास्तविक प्रारंभ और समाप्ति दिनांकों, और वास्तविक और शेष अवधि को दर्ज करने के लिए ट्रैकिंग तालिका का भी उपयोग कर सकते हैं. नोट प्रोजेक्ट दिनांकों के तीन सेट्‍स का ट्रैक रखता है: वर्तमान, आधाररेखा, और वास्तविक. जब आप पहले आधाररेखा सेट करते हैं, तो, वर्तमान = आधाररेखा. जब कार्य 100% पूर्ण हो गया हो, तो, वर्तमान = वास्तविक. प्रारंभ दिनांक, समाप्ति दिनांक, अवधि, लागत, और कार्य के लिए आधाररेखा, वर्तमान, और वास्तविक मान मौजूद होते हैं. प्रोजेक्ट जानकारी संचारित करें मुद्रण के लिए दृश्य स्वरूपित करें: स्वरूप मेनू पर, एकाधिक कार्यों पर लागू की जाने वाली शैलियों को सेट करने के लिए पाठ शैलियाँ और पट्‍टी शैलियाँ क्लिक करें. या, किसी विशेष कार्य के लिए व्यक्तिगत रूप से तत्वों को स्वरूपित करने के लिए स्वरूप मेनू पर, फ़ॉन्ट और पट्‍टी क्लिक करें. वर्तमान दृश्य के उन पहलुओं को बदलने के लिए स्वरूप मेनू पर, समयस्केल, ग्रिडलाइनें, या लेआउट क्लिक करें. रिपोर्ट के रूप में दृश्य को मुद्रित करें: वर्तमान दृश्य को उस रूप में सेट करें, जैसे आप मुद्रण करने पर, उसे देखना चाहते हैं. फ़ाइल मेनू पर, दृश्य लेआउट की जाँच करने के लिए मुद्रण पूर्वावलोकन क्लिक करें. तैयार होने पर, मुद्रण क्लिक करें. कोई रिपोर्ट जनरेट करें: दृश्य मेनू पर, रिपोर्ट्‍स क्लिक करें. रिपोर्ट श्रेणी को डबल-क्लिक करें, और तब पूर्वनिर्धारित रिपोर्ट को डबल-क्लिक करें. कोई अनुरोधित जानकारी दर्ज करें. रिपोर्ट का पूर्वावलोकन दिखाई देता है. रिपोर्ट मुद्रित करने के लिए, मुद्रण क्लिक करें. तालिका में कोई फ़ील्ड (स्तंभ) जोड़ें: जहाँ आप कोई नया स्तंभ सम्मिलित करना चाहते हैं, उसके बाएँ ओर स्तंभ में कहीं भी क्लिक करें. सम्मिलित करें मेनू पर, स्तंभ क्लिक करें. फ़ील्ड का नाम बॉक्स में, उस फ़ील्ड का नाम क्लिक करें, जिसे आप नए स्तंभ के रूप में जोड़ना चाहते हैं. दृश्य अनुकूलित करें: दृश्य मेनू पर, और दृश्य क्लिक करें. नया या संपादन क्लिक करें. निर्धारण देखें संवाद बॉक्स में, तालिका, समूह निर्दिष्ट करें, और दृश्य को निर्धारित करने में जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, उसे फ़िल्टर करें. तालिकाएँ अनुकूलित करें: दृश्य मेनू पर, तालिका को इंगित करें, और तब और तालिकाएँ क्लिक करें. नई या संपादन क्लिक करें. तालिका निर्धारण संवाद बॉक्स में, वह जानकारी निर्दिष्ट करें, जिसे आप तालिका में शामिल करना चाहते हैं. समूहों को अनुकूलित करें: प्रोजेक्ट मेनू पर, इसके द्वारा समूहन को इंगित करें, और तब और समूह क्लिक करें. नया या संपादन क्लिक करें. समूह निर्धारण संवाद बॉक्स में, निर्दिष्ट करें कि प्रोजेक्ट जानकारी को आप किस प्रकार समूहित करना चाहते हैं. फ़िल्टर्स अनुकूलित करें: प्रोजेक्ट मेनू पर, इसके लिए फ़िल्टर किया गया को इंगित करें, और तब और फ़िल्टर्स क्लिक करें. नया या संपादन क्लिक करें. फ़िल्टर निर्धारण संवाद बॉक्स में, निर्दिष्ट करें कि प्रोजेक्ट जानकारी को आप कैसे फ़िल्टर करना चाहते हैं. समापन चरण में किसी प्रोजेक्ट को पूर्ण करने के लिए अंतिम विवरण शामिल होता है. किसी भी अंतिम प्रोजेक्ट विवरण को हल करें, और अंतिम डिलिवरेबल्स की ग्राहक स्वीकृति प्राप्त करें. सुधार और श्रेष्ठ अभ्यासों के क्षेत्रों के बारे में सीखे हुए सत्र, रिकॉर्डिंग जानकारी के पाठों को संचालित करें. प्रोजेक्ट योजना में अंतिम अद्यतन करें. अंत में, अपने संगठन के प्रोजेक्ट डेटा संग्रह के दिशानिर्देशों के अनुसार प्रोजेक्ट योजना संग्रहीत करें.

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