מדריך לעיון מהיר לניהול פרוייקטים

צור תוכנית פרוייקט חדש זום פרוייקט תכנן	פרוייקט הוא סדרה מורכבת של פעילויות לא רגילות המיועדת להשגת יעד חד-פעמי. מנהל הפרוייקט עובד כדי לאזן בין טווח הפרוייקט, הזמן הנתון לביצוע הפרוייקט והתקציב הזמין עבור הפרוייקט. שלב היוזמה של ניהול פרוייקט כולל את בחינת ההתאמה האסטרטגית של הפרוייקט המוצע. לפני שיתחיל בפרוייקט חדש, על הארגון לקבוע שהפרוייקט מתאים ליעדים האסטרטגיים שלו. הבנת מטרות הארגון יכולה לסייע למנהלים לזהות חלק מהפרוייקטים המוצעים המתמקדים בפעילויות המבוססות על פעילויות כפרוייקטים בעלי עדיפות גבוהה ופרוייקטים אחרים החורגים מעבר למטרות הארגון, כבעלי עדיפות משנית. במהלך שלב היוזמה, יש למנות מנהל אחראי. יש לפתח הערכה ברמה מנהלית גבוהה של הפרוייקט, הכוללת את מגבלות הפרוייקט ואת הדרישות הטכניות והכספיות שלו. יש למנות מנהל פרוייקטים ולבנות תוכנית פרוייקט ב-Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002, או Microsoft Project 2000. יזימת פרוייקט חדש יצירת קובץ פרוייקט חדש: בתפריט קובץ ב-Project 2003, לחץ על חדש. במדריך פרוייקט, לחץ על פרוייקט ריק. (ב-Microsoft Project 2000, לחץ על חדש בתפריט קובץ ולאחר מכן בכרטיסיה כללי, לחץ על פרוייקט ריק. בתיבת הדו-שיח מידע אודות פרוייקט, הזן את תאריך תחילת הפרוייקט בתיבה תאריך התחלה.) יצירת פרוייקט חדש מתבנית: בתפריט קובץ, לחץ על חדש. בחלונית המשימות פרוייקט חדש, לחץ על במחשב שלי (או תבניות כלליות ב-Microsoft Project 2002) ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה תבניות Project. לחץ על התבנית הרצויה. (ב-Microsoft Project 2000, לחץ על חדש בתפריט קובץ ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה תבניות Project. לחץ על התבנית הרצויה.) ציון תאריך ההתחלה של הפרוייקט: בתפריט פרוייקט, לחץ על מידע אודות פרוייקט. בתיבה תאריך התחלה, הזן את תאריך תחילת הפרוייקט. הגדרת לוח הזמנים של הפרוייקט: בתפריט כלים, לחץ על שינוי זמני עבודה. זהה את ימי העבודה וימי חוסר-הפעילות עבור הפרוייקט. שמירת הפרוייקט בקובץ: בתפריט קובץ, לחץ על שמירה בשם. בתיבה שם הקובץ, הקלד את שם הפרוייקט. שלב התכנון מספק תוכנית עבודה ישימה להשגת היעדים והתוצאות המתוכננים של הפרוייקט. בשלב התכנון, אתה מזהה את אבני הדרך, התוצרים והפעילויות של הפרוייקט. תוכנית זו יכולה להיות המבנה ההיררכי של העבודה (WBS) שלך. אתה מפתח ומלטש את לוח הזמנים ומזהה את המשאבים הדרושים להטמעת הפרוייקט. יצירת תוכנית חדשה הזנת פעילויות: ודא שתרשים גנט ברירת המחדל עם טבלת הערכים מופיע. בשדה שם פעילות, הזן פעילויות. הפעילויות עשויות לכלול פעילויות סיכום, פעילויות אבני דרך ופריטי WBS. חלוקה לרמות של פעילויות: צור את היררכיית הפעילויות שלך, לרבות פעילויות ואבני דרך תחת פעילויות סיכום, שיכולות להציג שלבים או חטיבות עבודה אחרות. לחץ על משימה (או מספר משימות) ולאחר מכן לחץ על לחצן הסט פנימה או הסט החוצה בסרגל הכלים עיצוב. הזנת פרקי זמן: לחץ על השדה משך עבור משימה והזן משך, לדוגמה, הקלד 4ש. כדי לציין אבן דרך ללא משך, הקלד 0. כדי לציין שמשך הזמן הוא משוער, הוסף סימן שאלה, לדוגמה, הקלד 6?. ציון קשרי פעילויות: בחר את הפעילויות שברצונך לקשר ולאחר מכן לחץ על לחצן קשור פעילויות בסרגל הכלים רגיל. כדי לשנות את סוג הקשר סיום-התחלה הרגיל, לחץ פעמיים על קו הקשר של המשימות שברצונך לשנות ולאחר מכן בחר קשר משימות מהרשימה סוג.

הגדרת תוכנית בסיסית הקצאת משאבים ביצוע פיקוח	הגדרת והקצאת משאבים הגדרת מאגר המשאבים: בתפריט תצוגה, לחץ על גיליון משאבים. בשדה שם משאב, הקלד את שמות המשאבים שבהם תשתמש בפרוייקט. הקצאת משאבים לפעילויות: בתפריט תצוגה, לחץ על תרשים גנט. בחר פעילות שעבורה ברצונך להקצות משאב. בסרגל הכלים רגיל, לחץ על לחצן הקצאת משאבים. בתיבת הדו-שיח הקצאת משאבים, לחץ על שם המשאב(ים) ולאחר מכן לחץ על הקצה. הכרת סוג הפעילות: עם הקצאת המשאבים, סוג הפעילות קובע את תזמון הפעילות. כדי להגדיר ברירת מחדל עבור סוג פעילות, לחץ על אפשרויות בתפריט כלים ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה תזמון. בתיבה ברירת מחדל לסוג פעילות, בחר יחידות קבועות (ברירת המחדל), משך קבוע, או עבודה קבועה. כדי לשנות את סוג הפעילות עבור פעילות בודדת, בחר את הפעילות ולאחר מכן לחץ על לחצן מידע אודות פעילות בסרגל הכלים רגיל. לחץ על הכרטיסיה מתקדם ולאחר מכן, בתיבה סוג פעילות, לחץ על סוג הפעילות שברצונך ליצור. העבודה, המשך והיחידות (% הקצאה) נקבעים על-ידי הנוסחה: עבודה = משך * יחידות סוג פעילות בעת הוספה או הסרה של משאב, הדבר משתנה... בעת שינוי המשך, הדבר משתנה... בעת שינוי היחידות, הדבר משתנה... משך קבוע יחידות עבודה עבודה עבודה קבועה משך יחידות משך יחידות קבועות משך עבודה משך הגדרת התוכנית הבסיסית של הפרוייקט שמירת התוכנית הבסיסית: לאחר שתוכנית הפרוייקט שלך ממוטבת עבור תאריך הסיום, התקציב והטווח, באפשרותך להגיש את התוכנית לאישור. לאחר שהתוכנית אושרה, שמור את התוכנית הבסיסית. בתפריט כלים, הצבע על מעקב ולאחר מכן לחץ על שמירת תוכנית בסיסית. הצגת נתוני התוכנית הבסיסית בתרשים גנט: בתפריט תצוגה, לחץ על גנט מעקב. באזור התרשים, מידע התוכנית הבסיסית מוצג כשורה התחתונה מבין שתי שורות הגנט של כל אחת מהפעילויות. (ב-Microsoft Project 2000, לחץ על תצוגות נוספות בתפריט תצוגה ולאחר מכן לחץ פעמיים על גנט מעקב.) הצגת נתוני התוכנית הבסיסית בטבלה: בתפריט תצוגה, הצבע על טבלה ולאחר מכן בחר סטיה. טבלה זו כוללת שדות עבור תבנית בסיסית וסטיית התחלה וסיום. שלב הביצוע/פיקוח מתאם בין אנשים ומשאבים אחרים כדי להוציא לפועל את התוכנית כפי שהוגדרה בתוכנית הפרוייקט. התוצרים בשלב זה מתמקדים בניהול השינוי, הזנת עדכוני תזמונים, מעקב אחר ההתקדמות והעברת מידע הפרוייקט. כל חבר צוות מבצע פעילויות מוגדרות במסגרת טווח הפרוייקט ומוודא את תרומתן להצלחת הפרוייקט.

השלמת הפרוייקט יצירת קשר ודיווח סגירה עדכון ומעקב	עדכון אודות התקדמות ניהול שינויים: שנה את המשך, התאריכים, הקשרים, הקצאות המשאבים או הפעילויות בהתבסס של השינויים הנדרשים או מידע חדש. שמור את השדות הנוכחיים מעודכנים והשווה אותם לתוכנית הבסיס. מעקב אחר תאריכים ומשכים בפועל: מומלץ להחליט על שיטה אחת למעקב אחר ההתקדמות. ניתן להזין אחוז שהושלם, תאריכי ההתחלה והסיום בפועל, משכים בפועל ומשכים נותרים, או עבודה בפועל ועבודה נותרת. בחר את המשימה שעבורה ברצונך להזין את ההתקדמות בפועל. בתפריט כלים, הצבע על מעקב ולאחר מכן לחץ על עדכון פעילויות. הזן את נתוני ההתקדמות ב-% ביצוע, משך בפועל ומשך נותר, או בשדות התחלה בפועל וסיום בפועל. מעקב אחר שעות ועלויות בפועל: אם ברצונך להזין שעות עבודה ועלויות בפועל ושעות עבודה ועלויות נותרות, השתמש בטבלת המעקב. בתפריט תצוגה, הצבע על טבלה ולאחר מכן לחץ על מעקב. הזן את נתוני ההתקדמות בשדות עבודה בפועל או עלות בפועל עבור הפעילות. כמו כן, באפשרותך להזין בטבלת המעקב את האחוז שהושלם, תאריכי ההתחלה והסיום בפועל והמשך בפועל והמשך שנותר. הערה Project עוקב אחר שלוש סדרות של תאריכים: נוכחיים, תוכנית בסיסית ובפועל. בעת ההגדרה הראשונית של תבנית הבסיס הנוכחית = תוכנית בסיס. כאשר הפעילות מושלמת ב-100%, נוכחי = בפועל. ערכי תוכנית בסיס, נוכחי ובפועל קיימים עבור תאריך התחלה, תאריך סיום, משך, עלות ועבודה. העברת מידע הפרוייקט הגדרת תצוגה להדפסה: בתפריט עיצוב, לחץ על סגנון טקסט וסגנון מייצגים כדי להגדיר סגנונות שיחולו על פעילויות רבות. לחלופין, בתפריט עיצוב, לחץ על גופן ועל מייצג פעילות כדי לעצב רכיבים מסוימים של פעילות מסוימת. לחץ על ציר זמן, קווי רשת, או פריסה בתפריט עיצוב כדי לשנות היבטים אלה של התצוגה הנוכחית. הדפסת תצוגה כדוח: הגדר את התצוגה הנוכחית באופן שבה ברצונך שתודפס. בתפריט קובץ, לחץ על הצג לפני הדפסה כדי לבדוק את פריסת התצוגה. כאשר התצוגה מוכנה, לחץ על הדפסה. הפקת דוח: בתפריט תצוגה, לחץ על דוחות. לחץ פעמיים על קטגוריית דוחות ולאחר מכן לחץ פעמיים על דוח מוגדר מראש. הזן את המידע המבוקש. מופיעה תצוגה מקדימה של הדוח. כדי להדפיס את הדוח, לחץ על הדפסה. הוספת שדה (עמודה) לטבלה: לחץ במקום כלשהו בעמודה שמשמאלה ברצונך להוסיף עמודה חדשה. בתפריט הוספה, לחץ על עמודה. בתיבה שם שדה, לחץ על שם השדה שברצונך להוסיף כעמודה חדשה. התאמה אישית של תצוגות: בתפריט תצוגה, לחץ על תצוגות נוספות. לחץ על חדש או עריכה. בתיבת הדו-שיח הגדרת תצוגה חדשה, ציין את הטבלה, הקבוצה והמסנן שבהם ברצונך להשתמש להגדרת התצוגה. התאמה אישית של טבלאות: בתפריט תצוגה, הצבע על טבלה ולאחר מכן לחץ על טבלאות נוספות. לחץ על חדש או עריכה. בתיבת הדו-שיח הגדרת טבלה, ציין את המידע שברצונך לכלול בטבלה. התאמה אישית של קבוצות: בתפריט פרוייקט, הצבע על קבץ לפי ולאחר מכן לחץ על קבוצות נוספות. לחץ על חדש או עריכה. בתיבת הדו-שיח הגדרת קבוצה, ציין איך ברצונך לקבץ את מידע הפרוייקט. התאמה אישית של מסננים: בתפריט פרוייקט, הצבע על מסנן ולאחר מכן לחץ על מסננים נוספים. לחץ על חדש או עריכה. בתיבת הדו-שיח הגדרת מסנן, ציין איך ברצונך לסנן את מידע הפרוייקט. שלב הסיום כולל פרטים סופיים להשלמת הפרוייקט. סגור את כל הפרטים הסופיים של הפרוייקט וקבל את הסכמת הלקוח או את התוצרים הסופיים. נהל דיון לגבי הלקחים שהופקו ודאג לתעד את המידע בנוגע לתחומים שיש לשפר ולדרכי הפעולה המוצלחות ביותר. ערוך את כל העדכונים הסופיים הנחוצים בתוכנית הפרוייקט. לבסוף, אחסן בארכיון את תוכנית הפרוייקט בהתאם לקווים המנחים בנוגע לאחסון נתוני פרוייקט של הארגון שלך.

© 2004 Microsoft Corporation. כל הזכויות שמורות.