Aide-mémoire Project Web Access pour les membres de l’équipe
Cette section décrit les activités courantes des membres d’une équipe dans Project Web Access. Les membres d’une équipe peuvent utiliser Project Web Access de deux façons : Pour enregistrer le statut des tâches de projet Les membres de l’équipe peuvent entrer le statut des tâches dans leur pages Mes tâches, permettant ainsi à l’administrateur d’effectuer le suivi précis du statut ou de l’état d’avancement des tâches. Pour enregistrer le temps dans une feuille de temps Les feuilles de temps permettent de consigner le nombre d’heures prestées sur des tâches, des projets et d’autres éléments, et sont importantes si vous effectuez le suivi de l’utilisation, du temps facturable et d’autres mesures basées sur le temps. Remarque : pour que les membres de l’équipe puissent enregistrer les heures de la feuille de temps ou le statut de leurs tâches, les administrateurs doivent configurer les feuilles de temps, le statut des tâches ou les deux.
Mettre à jour le statut de vos tâches	Dans le volet de gauche, cliquez sur Mes tâches. Dans la colonne Avancement, entrez le statut de chaque tâche. En fonction des besoins de votre organisation, vous devrez peut-être entrer l’avancement d’une tâche de l’une des trois façons suivantes : Les heures de travail effectuées par jour, par exemple 1h ou 5h Les heures de travail effectuées à ce jour ou le temps restant, par exemple 5j Le pourcentage de travail effectué, par exemple 40 %
Mettre à jour votre feuille de temps	Dans le volet de gauche, cliquez sur Mes feuilles de temps. Dans la colonne Nom de la feuille de temps, pointez sur Cliquez ici pour créer pour la période de rapports souhaitée, puis cliquez sur la flèche qui apparaît. Cliquez sur l’une des quatre options, puis cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos périodes en vue d’une soumission ultérieure. Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer et soumettre pour enregistrer vos heures immédiatement, ou sur Recalculer pour voir l’impact de vos périodes avant de les enregistrer. Créer avec les paramètres par défaut Créez votre nouvelle feuille de temps avec les paramètres par défaut identifiés par votre administrateur serveur. Cela peut inclure des tâches, des projets et des tâches hors projet. Créer avec des tâches Créez votre nouvelle feuille de temps avec toutes vos tâches affectées. Créer avec des projets Créez votre nouvelle feuille de temps avec tous vos projets alloués. Ne pas effectuer de remplissage automatique Créez votre nouvelle feuille de temps sans aucune ligne. Pour indiquer le temps, vous devez ajouter manuellement des lignes dans la feuille de temps.
Ajouter une tâche	Dans le volet de gauche, cliquez sur Mes tâches. Cliquez sur Nouveau, puis cliquez sur Tâche. Complétez les informations concernant la tâche, puis cliquez sur Soumettre pour notifier votre responsable de projet de votre demande de nouvelle tâche ou affectation de tâche. Remarque : si les listes Projet et Subordonner à la tâche récapitulative n’incluent pas le projet ou la tâche récapitulative dont vous avez besoin, ou si vous n’êtes pas sûr de l’élément à sélectionner, contactez votre responsable ou administrateur.
Indiquer les vacances	Étape 1 : Dans le volet de gauche, cliquez sur Ma feuille de temps. Dans la colonne Nom de la feuille de temps, cliquez sur la feuille de temps où vous indiquerez vos vacances. Étape 2 : En haut de votre feuille de temps, sélectionnez le type de temps chômé que vous indiquez. Si vous ne voyez pas de catégorie Vacances ou Autre, cliquez sur Ajouter des lignes pour ajouter la catégorie. Cliquez sur Recalculer pour afficher le nombre total d’heures. Remarque : si vous ne voyez pas la feuille de temps que vous voulez modifier, utilisez la liste Afficher à droite de la barre d’outils pour afficher les feuilles de temps correspondant à différentes périodes.
Les membres de l’équipe voudront peut-être examiner les projets uniques ou multiples qui leur sont affectés afin d’apprendre les dates principales (ou jalons) dans l’ensemble des projets.
Afficher les projets	Selon vos permissions, vous pouvez afficher différents niveaux d’informations de projet. Dans le volet de gauche, cliquez sur Centre de projets. Dans la page Centre de projets apparaît une liste de tous les projets publiés, y compris les projets maîtres, au sein de l’organisation. Dans la liste Afficher, cliquez sur l’affichage qui contient les informations souhaitées.
Créer un projet	Dans le volet de gauche, cliquez sur Centre de projets. Cliquez sur Nouveau, puis cliquez sur l’un des éléments suivants : Proposition Une proposition est une idée de projet ou une initiative qui nécessite l’approbation de votre organisation avant de devenir un projet d’entreprise. Activité Une activité est un projet simplifié qui vous permet de suivre et de gérer un projet de moindre ampleur, tel que la coordination d’un événement d’entreprise. Projet Un projet peut être archivé et extrait à partir de Microsoft Office Project Server, et est accessible à toute personne dans l’organisation qui dispose des autorisations appropriées. Créez et enregistrez le nouveau projet dans Microsoft Office Project Professional, qui s’ouvre lorsque vous sélectionnez cette option.
Ajouter des documents à votre projet	En tant que membre de l’équipe, vous souhaiterez peut-être ajouter des documents (tels que des documents Word) au projet sur lequel vous travaillez, en particulier au début d’un projet pour faciliter sa mise en œuvre. Dans le volet de gauche, cliquez sur Centre de projets. Sélectionnez le projet dans lequel vous voulez ajouter un document (c’est-à-dire, sur son site d’espace de travail), cliquez sur Atteindre, puis cliquez sur Documents. Dans la page Bibliothèque de documents, cliquez sur Documents du projet. Remarque : après avoir ajouté des documents sur un site d’espace de travail de projet, vous pouvez les lier à des problèmes de projet, des risques et des tâches. Outre l’ajout de documents, vous pouvez également créer des forums de discussion et des listes de fichiers connexes en sélectionnant le projet et en cliquant sur Espace de travail de projet. Remarque : généralement, un site d’espace de travail pour votre projet est automatiquement créé lorsque vous publiez un projet pour la première fois, mais si ce n’est pas le cas, demandez à votre administrateur serveur d’en créer un pour votre projet.
Généralement, les membres d’équipe peuvent uniquement afficher les informations de ressource qui les concernent eux-mêmes. Ils peuvent ainsi obtenir un instantané utile de leurs affectations et charge de travail actuelles. Les membres d’équipe auxquels des autorisations spécifiques ont été octroyées par un administrateur peuvent consulter les informations de ressources d’autres membres de l’équipe. Project Web Access vous permet d’afficher les informations de ressource de diverses manières. Vous pouvez afficher les informations de base, telles que le département et l’adresse de messagerie d’une ressource, ou des informations plus complexes, telles que la disponibilité pour travailler sur de nouveaux projets en fonction de la charge de travail de la ressource sur d’autres projets.
Afficher les informations de ressource	Dans le volet de gauche, cliquez sur Centre de ressources. Sélectionnez les ressources dont vous voulez consulter les informations, ou cliquez sur Afficher pour sélectionner un type de ressource . Cliquez sur Actions, puis cliquez sur l’un des éléments suivants : Afficher les affectations Vous permet d’afficher le statut des tâches affectées à des ressources sélectionnées dans l'ensemble des projets. Afficher la disponibilité La disponibilité des ressources dans l’ensemble des projets est affichée sous forme graphique. Cliquez sur Afficher pour filtrer la façon d’afficher un type particulier de travail : Affectation par ressource Utilisez cet affichage pour afficher les affectations groupées d’abord par ressource, puis sur base des projets dans lesquels la ressource apparaît. Affectation par projet Utilisez cet affichage pour afficher les affectations groupées selon les projets dans lesquels la ressource apparaît. Disponibilité restante Utilisez cet affichage pour afficher la quantité de temps qu’une ressource peut encore travailler pendant une période de temps déterminée. Travail Utilisez cet affichage pour afficher la quantité de travail affectée à la ressource.
Il y a bien plus de choses à apprendre sur l’utilisation de Project Web Access.
Guides de rôle	Utilisez les Guides de rôle (en anglais) pour en apprendre plus sur l’utilisation de Project Web Access. Selon votre rôle dans l’organisation et les autorisations de sécurité qui vous sont affectées, vous aurez accès à différentes fonctionnalités.
Carte du projet	Utilisez la Carte du projet pour tirer le meilleur de Project 2007 et accomplir vos objectifs de projet en utilisant les normes et pratiques acceptées de méthodologie de gestion de projet.
Demandez à la communauté	Demandez à la communauté (en anglais). Vous pouvez tirer profit des connaissances des autres utilisateurs de Project en leur posant des questions dans des groupes de discussion, en lisant les blogs Project ou en utilisant toute autre ressource de la communauté.