”Voit muuttaa elämäsi ja työsi uhraamalla ajastasi päivittäin seitsemän minuuttia.” Jos tämä lause saa sinut lukemaan eteenpäin, sinut on saatu koukkuun. Tiedotteella on paljon kilpailijoita, jotka kamppailevat lukijan huomiosta, joten on tärkeää, että artikkelin pari ensimmäistä lausetta saavat lukijan jatkamaan eteenpäin. Koska jatkaminen luo myös odotuksia, artikkelin on pystyttävä täyttämään nämä odotukset, tai lukija tuntee hukanneensa aikaa. Artikkelin ensimmäisen lukuinnostuksen herättävän kohteen lisäksi artikkelissa on oltava lyhyt, tehokas ja selkeä otsikko. Näiden piirteiden lisäksi otsikon pitää herättää kiinnostusta tai uteliaisuutta tai sen pitää olla jollain muulla tavalla vastustamaton. Tiedotteissa on vain vähän tilaa, eikä tiedotteiden lukijoilla ole paljon aikaa, joten artikkelien on oltava tiiviitä ja niiden on keskityttävä yhteen pääasiaan. Tämä pääasia voidaan esittää (suunnilleen) kahdesta viiteen pääkohdan avulla. Pääkohtien tärkeimpänä tavoitteena on oltava lukijan hyödyttäminen, ja lukijan pitää pystyä havaitsemaan tämä hyöty. Hyöty voi olla uuden tiedon tai uusien näkökulmien hankkiminen, liiketoiminnan parantamisidea tai parhaassa tapauksessa idea siitä, kuinka oma yrityksesi voi parantaa lukijan liiketoimintaa. Artikkelin pitää tiedottaa, inspiroida, rohkaista, innostaa ja herättää ajatuksia. Artikkelin on luotava positiivinen ärsyke, ja paras ärsykehän on tietysti se, että lukija päättää tuotteidesi tai palveluidesi tuottavan lukijan tarvitsemat ratkaisut. Lyhyesti: kiinnitä lukijan huomio iskevällä otsikolla ja johdannolla ja palkitse sitten lukija antamalla hänelle jotakin uutta. Pidä tämän lisäksi artikkeli lyhyenä ja tiiviinä. Jos mahdollista, osoita, kuinka tuotteesi tai palvelusi kohdistuu artikkelissa esitettyihin näkökohtiin. Jos onnistut tässä, sinulla on suuri mahdollisuus säilyttää hankkimasi lukijat ja hankkia lisää uusia lukijoita uusille tiedotteen numeroille. Tiedotteen päivämäärä Ensimmäinen vuosikerta, numero 1 Tiedotteen Otsikko Yrityksen nimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka Web-sivuston osoite sähköpostiosoite puhelinnumero Tiedotteen tarkoituksena on antaa tietoja kohdeyleisölle. Tässä mallissa on ohjeita, jotka auttavat sinua saavuttamaan tämän tavoitteen. Nämä ohjeet ovat myös tiedotteen luomista koskevassa tehtäväruudussa. Sinua saattaa myös kiinnostaa tiedotteen tulostaminen. Tätä koskevassa kohdassa kuvataan eri tulostusvaihtoehtoja, esimerkiksi suuren paperin käyttämistä tiedotteen tulostamiseksi taitettuna kirjasena. Näiden tässä mallissa olevien ohjeiden lisäksi tehtäväruudussa on linkkejä tässä mallissa käytettäviin Microsoft Wordin ominaisuuksien ohjeaiheisiin, esimerkiksi tekstikehyksien ohjeeseen. Voit lisäksi tulostaa tämän tiedotteen ennen oman sisältösi kirjoittamista voidaksesi käyttää mallin ohjeita. Tässä numerossa -kohdassa on luettelo artikkeleista, jotka auttavat sinua kirjoittamaan tehokkaan tiedotteen. Kun luot tiedotetta, aloita määrittämällä kohdeyleisö. Kohdeyleisöön voi kuulua kuka tahansa, joka saattaa hyötyä artikkelista, esimerkiksi tuotteesta kiinnostuneet henkilöt. Voit koota postitusluettelon yritysten vastauskorteista, asiakkaiden tietolehtisistä, alan messuilla kootuista käyntikorteista tai jäsenluetteloista. Sinun kannattaa myös harkita osoiteluettelon hankkimista yhtiöltä, joka toimii kohdeyrityksesi kanssa. Seuraavaksi sinun on päätettävä, kuinka paljon aikaa ja rahaa voit käyttää tiedotteeseesi. Nämä tekijät määrittävät tiedotteen pituuden ja sen ilmestymistiheyden. Aloittaminen Tässä numerossa	Aloittaminen	1	Loistavien artikkelien kirjoittaminen	1	Omien kuviesi lisääminen	2	Lukijoiden huomion kiinnittäminen toisiin artikkeleihin	2	Kaikille sopiva artikkeli	3	Artikkeli ja vähäisen tilan vaatimukset	3	Tiedotteen osat	5 Tekijän nimi Hyvien artikkelien kirjoittaminen tiedotteeseen Tekijän nimi Katso sivulla 4 olevaa kohtaa Loistavien artikkelien kirjoittaminen.
Katso sivulla 5 olevaa kohtaa Lukijoiden huomion kiinnittäminen. Voit korvata tässä mallissa olevat kuvat oman yrityksesi kuvilla napsauttamalla kohtaa, johon haluat lisätä kuvan ja valitsemalla Lisää-valikosta Kuva ja valitsemalla sitten Tiedostosta. Etsi haluamasi kuva ja valitse se. Napsauta seuraavaksi Lisää-painikkeen oikealla puolella olevaa painiketta, minkä jälkeen voit liittää kuvan kopion tiedotteeseen napsauttamalla Lisää, näyttää kuvan lisäämättä kopiota napsauttamalla Linkitä tiedostoon tai tehdä molemmat napsauttamalla Lisää ja linkitä. Koska Lisää-vaihtoehto upottaa tiedoston kopion, kuva on aina nähtävissä, mutta se saattaa suurentaa tiedoston kokoa huomattavasti lisätyn kuvan koon mukaan. Jos taas valitset Linkitä tiedostoon, tiedoston koko ei kasva, ja jos teet muutoksia alkuperäiseen kuvaan, muutokset näkyvät tiedotteessa automaattisesti. Kuva ei kuitenkaan näy, jos tiedotetta tarkastellaan tietokoneessa, joka ei voi muodostaa yhteyttä alkuperäiseen kuvaan. Lisää ja linkitä lisää kopion, joten kuva on aina nähtävissä, mutta se myös päivittyy automaattisesti aina, kun alkuperäistä kuvaa muutetaan. Kuvateksti on valokuvaa tai muuta kuvitusta kuvaileva virke. ”Herätä lukijan mielenkiinto kirjoittamalla tähän mielenkiintoinen virke tai lainaus artikkelista.” Lukijoiden huomion kiinnittäminen toisiin artikkeleihin Tekijän nimi Omien kuviesi lisääminen Tekijän nimi Sivu 2 Tiedotteen otsikko Kuvateksti kuvaa valokuvaa tai muuta kuvitusta. Jos ryhdyt kirjoittamaan tiedotetta, haluat varmaankin lukijoidesi lukevan siitä mahdollisimman suuren osan. Voit auttaa tämän toteutumista vetämällä lukijoiden mielenkiinnon muihin artikkeleihin. Voit tehdä tämän esimerkiksi sisällysluettelon avulla. Sisällysluettelossa on kiinnostavia ja kuvailevia otsikoita, jotka auttavat lukijan saamisessa etusivua pidemmälle. Voit herättää lukijoiden mielenkiinnon tiedotteeseesi myös sijoittamalla etusivulle laajoihin piireihin vetoavan mielenkiintoisen artikkelin ja jatkamalla sitten tätä tarinaa toiselle sivulle, jossa lukijan huomion kiinnittää toinen artikkeli, kun lukija on lukenut ensimmäisen artikkelin. Tämä voi myös olla tehokas tapa johtaa lukijan mielenkiinto myynnin iskulauseeseen tai tilauslomakkeeseen. Saat artikkelin jatkumaan sivulta toiselle käyttämällä linkitettyjä tekstikehyksiä. Tämän tiedotemallin kaikki tekstit on sijoitettu tekstikehysten sarjaan. Nämä sanat on sijoitettu tekstikehykseen, kuten myös tällä sivulla oleva kuva. Kuvan kuvateksti on myös tekstikehyksessä. Tekstikehys on joustava tapa tekstin ja kuvien näyttämiseksi; se on periaatteessa säiliö. Voit siirtää tekstikehystä ja sijoittaa sen haluamaasi paikkaan tai voit muuttaa sen kokoa esimerkiksi korkeaksi, kapeaksi palstaksi tai matalaksi, leveäksi palstaksi tai vaikka kiertää tekstikehystä siten, että teksti on sivuittain. Kun linkität tekstikehyksen toisella sivulla olevaan tekstikehykseen, artikkelisi jatkuu automaattisesti seuraavalla sivulla. Saat lisätietoja tekstikehysten linkittämisestä valitsemalla tehtäväruudussa Artikkelin jatkaminen muualla linkitettyjen tekstikehysten avulla. Voit myös vetää lukijan mielenkiinnon muihin artikkeleihin ottamalla tekstistä huomiota herättäviä tekstilainauksia. Tekstilainaus on artikkelista otettu lause tai virke, joka painetaan sivulle suurin kirjaimin, usein kehykseen, joka erottaa sen muusta artikkelista. Tällä sivulla on yksi tekstilainaus, joka alkaa sanoilla ”Herätä lukijan mielenkiinto…” Tekstilainauksen teksti saadaan artikkelista, ja sen pitäisi olla kiinnostava ja mukaansatempaava. Kun lukija selaa tiedotetta ja etsii tekosyytä artikkelin lukemiseen, tekstilainaus saattaa toimia tuona tekosyynä. Et todennäköisesti saa kaikkia lukijoita lukemaan kaikkia artikkeleita. Mutta näiden journalististen kikkojen avulla voit hankkia tiedotteellesi enemmän lukijoita.
Katso sivulla 4 olevaa kohtaa Vähäisen tilan vaatimukset. Katso sivulla 4 olevaa kohtaa Kaikille sopiva artikkeli. Kuvateksti on valokuvaa tai muuta kuvitusta kuvaileva virke. Tiedotteessasi olisi siis tilaa vielä yhdelle artikkelille, ja jokin asiantuntijoistasi on parhaillaan kirjoittamassa artikkelia. Miten voit tietää, kuinka pitkä artikkelin olisi oltava? Tiedotteen artikkelin pituutta voidaan arvioida sanomalehtien artikkelien pituuden tavoin artikkelia varten käytettävissä olevien palstamillimetrien perusteella. Palstamillimetri on tilamitta, joka tarkoittaa sivulla olevaa yhden palstan levyistä ja yhden millimetrin syvyistä tilaa, ja sitä käytetään kuvaamaan tilan täyttävän kirjoituksen määrää. Tämä taas vaihtelee tapauskohtaisesti käyttämäsi fontin, fonttikoon, palstanleveyden ja rivien sekä kappaleiden välissä olevien tilojen mukaan. Kun tiedät, kuinka paljon tiedotteen palstamillimetrille keskimäärin mahtuu sanoja ja kun mittaat artikkelia varten käytettävissä olevien palstamillimetrien määrän, voit kertoa artikkelin kirjoittajalle, kuinka monta sanaa artikkelissa voi olla. Seuraavassa kuvataan tekstimäärän arviointi vaihe vaiheelta. Täytä vähintään 250 palstamillimetriä todellisella artikkelitekstillä, tulosta sivu ja mittaa viivoittimella, kuinka monta millimetriä teksti tarvitsee tilaa. Laske tekstin sanojen määrä. Jaa artikkelin sanojen määrä tekstin vaatimalla palstamillimetrien määrällä. Oletetaan, että sinulla on esimerkiksi 456 sanaa 300:lla palstamillimetrillä : 456 ÷ 300 = 1,52. Tämä kertoo, kuinka monta sanaa tiedotteen palstamillimetrille mahtuu. Tässä ei kuitenkaan ole vielä kaikki. Mittaa, kuinka monta palstamillimetriä artikkelia varten on käytettävissä. Oletetaan, että tässä esimerkissä on käytettävissä 175 palstamillimetriä. Kerro edellisessä laskutoimituksessa saamasi luku artikkelia varten käytettävissä olevalla palstamillimetrien määrällä. Tässä tapauksessa siis: 1,52 x 175 = 266. Tämä on artikkelin enimmäispituus sanoina. Voit jättää itsellesi pelivaraa pyytämällä kirjoittajaa kirjoittamaan 250 - 260 sanan pituisen artikkelin. Kun saat artikkelin ja muokkaat sitä, voit lisätä tai poistaa sanoja muutamissa paikoin saadaksesi artikkelista oikean pituisen. Aikanaan totut tähän tapaan, eikä kestä kauankaan, ennen kuin pystyt kirjoittamaan ja muokkaamaan ammattimaisia artikkeleita, jotka ovat paitsi hyödyllisiä lukijoillesi, myös juuri oikean pituisia. Kaikille sopiva artikkeli Tekijän nimi Artikkeli ja vähäisen tilan vaatimukset Tekijän nimi Sivu 3 Tiedotteen otsikko Kuka lukee tiedotteitasi ja mitkä ovat lukijoiden vastuualueet? Mitkä alan erikoisalueet kiinnostavat heitä? Onko sinulla aineistoa oletuksiesi tukemiseen? Näihin kysymyksiin vastaaminen on kriittistä, sillä ainoastaan näin voit tuottaa sisältöä, joka kiinnostaa lukijoitasi. Kaikki alan toimijat eivät ole kiinnostuneita samoista asioista. Kun ymmärrät lukijoitasi ja tunnet heidän kiinnostuksensa kohteet, voit varmistaa, että tiedotteen jokaisessa numerossa on jotakin, joka kiinnostaa mahdollisimman monenlaisia ihmisiä. Kouluissa sovellettavaa tekniikkaa käsittelevässä tiedotteessa voi olla järjestelmänvalvojille suunnattuja artikkeleita, jotka koskevat näiden logistiikkatarpeita tekniikan tuottamiseksi käytettäväksi kouluihin, opettajille suunnattuja artikkeleita, joissa kuvataan, kuinka tekniikkaa voi käyttää luokkatuntityöskentelyssä ja vanhemmille tarkoitettuja artikkeleita, joissa kerrotaan, kuinka tietotekniikkaa voidaan käyttää kotona. Näiden lisäksi voi olla vielä koululaisille tarkoitettu artikkeli, jossa kuvataan, kuinka he voivat käyttää tietotekniikkaa oppimisen tehostamiseen. Vaarana on luonnollisesti se, että jos yrität vaikuttaa kaikkiin lukijoihin, tiedotteen asiasisällöstä saattaa tulla liian laaja. Omassa esimerkissämme emme halua sisällyttää tiedotteeseen artikkeleita koulutusmarkkinoille suunnattujen ohjelmistojen kehitystyöstä. Jos kirjoitat artikkelin, joka on liian kaukana tiedotteen kohdeyleisöstä tai joka on asiasisällöltään liian laaja, lukija ei voi nopeasti havaita, onko tiedote hänelle hyödyllinen, joten hän menettää nopeasti mielenkiintonsa. Tässä on siis löydettävä tasapainotila: Haluat tuottaa jokaiseen tiedotteeseen sisältöä, joka on kiinnostavaa kaikille yleisösi tärkeimmille tekijöille. Näin voit varmistaa, että lukijat haluavat lukea seuraaviakin tiedotteitasi, sillä he tietävät, että tiedotteessa on heitä kiinnostavia artikkeleita.
Kaikille sopiva artikkeli sivulta 3 Vähäisen tilan vaatimukset sivulta 3 Loistavien artikkelien kirjoittaminen sivulta 1 "Herätä lukijan mielenkiinto kirjoittamalla tähän mielenkiintoinen virke tai lainaus artikkelista.” Sivu 4 Tiedotteen otsikko
”Herätä lukijan mielenkiinto kirjoittamalla tähän mielenkiintoinen virke tai lainaus artikkelista.” Lukijoiden huomion kiinnittäminen sivulta 2 Kuvateksti on valokuvaa tai muuta kuvitusta kuvaileva virke. Katso sivulla 6 olevaa kohtaa Tiedotteen osat. Sivu 5 Tiedotteen otsikko Kun sovitat tätä mallia omia tarpeitasi vastaavaksi, havaitset runsaasti erilaisia tiedotteen osia. Seuraavassa luettelossa kuvataan useita näistä osista. leipäteksti. Artikkeliesi teksti. nimirivi Tekstirivi, jolla on tekijän nimi. Kuvateksti. Tekstiä, joka kuvailee kuvaa. Kuvatekstin tulee olla lyhyt, mutta kuvaava täydellinen virke. Valokuvien kuvatekstin pitäisi antaa lisätietoja valokuvan tapahtumista olematta ärsyttävän ilmeinen. Kuvatekstin pitäisi myös auttaa lukijaa kuvan ymmärtämisessä esimerkiksi selittämällä kuvassa olevat tärkeimmät tai epätavalliset kohteet. ”jatkuu sivulta” -rivi Tekstirivi, joka ilmoittaa, miltä sivulta artikkeli jatkuu. ”jatkuu sivulla” -rivi Tekstirivi, joka ilmoittaa, millä sivulla artikkeli jatkuu. päivämäärä Julkaisupäivämäärä tai päivämäärä, jolloin oletat tiedotteen olevan levikkinsä huipulla. kuva Valokuva, piirros, kaavio tai muu visuaalinen elementti. ylätunniste Kunkin sivun yläreunassa oleva teksti, josta ilmenee tiedotteen nimi ja sivunumero. otsikko Artikkelin nimi. Otsikon on oltava selkeä, lyhyt ja aktiivinen, ja sen on kiinnitettävä huomio olemalla aiheeseen liittyvä, uteliaisuutta herättävä tai muuten vastustamaton. tiedotteen nimi Tiedotteelle antamasi nimi. tekstilainaus Artikkelista otettu lause tai virke, joka on sijoitettu sivulle suurilla kirjaimilla, usein kehykseen, erikseen muusta tekstistä. vuosikerta ja numero Vuosikerta tarkoittaa, kuinka monta vuotta tiedote on ilmestynyt. Numero tarkoittaa kyseisenä vuonna ilmestyneiden numeroiden määrää. Viisi vuotta ilmestyneen vuosikerran yhdeksäs numero on 5. vuosikerta, numero 9. Tiedotteen osat Tekijän nimi
Tiedotteen osat sivulta 5 Olemme Webissä! Vieraile sivuillamme osoitteessa: Web-sivuston osoite Yrityksen nimi Katuosoite Postinumero Postitoimipaikka Yrityksen nimi Katuosoite Postinumero Postitoimipaikka Puhelin Puhelinnumero Faksi: Faksinumero: Sähköposti Sähköpostiosoite Tunnuslause Asiakkaan nimi Katuosoite Postinumero Postitoimipaikka