الدليل المرجعي السريع لإدارة المشروع

بدء إنشاء خطة مشروع جديد خطة	يعد المشروع سلسلة معقدة من المهام غير الروتينية التي تهدف إلى تحقيق هدف معين مرة واحدة. يعمل مدير المشروع على موازنة نطاق المشروع والزمن المتاح لتنفيذ المشروع والميزانية المتوفرة للمشروع. وتشمل مرحلة بدء إدارة المشروع فحص الإستراتيجية المناسبة لمشروع مقترح. يجب أن تحدد المؤسسة قبل بدء مشروع جديد طبيعة المشروع مع أهدافه الإستراتيجية. إن فهم أهداف المؤسسة من شأنه أن يساعد القائمين على التنفيذ في التعرف على بعض المشاريع المقترحة التي تركز على الأنشطة ذات المهام الضرورية باعتبارها ذات أفضلية عليا وبعض المشاريع الملحقة بأهداف المؤسسة باعتبارها ذات أفضلية أقل. كما يجب تعريف المسئول التنفيذي أثناء مرحلة البدء. يجب تطوير تقييم عالي المستوى لحالة العمل في المشروع بالإضافة إلى تقييم قيود المشروع والمتطلبات الفنية والمادية. يجب تعريف مدير مشروع وإعداد خطة مشروع العنصر النائب في Microsoft Office Project 2003 أو Microsoft Project 2002 أو Microsoft Project 2000. بدء مشروع جديد إنشاء ملف مشروع جديد: من القائمة File في Project 2003، انقر فوق New. في Project Guide، انقر فوق Blank Project. (في Microsoft Project 2000، انقر فوق New من القائمة File، ثم من علامة التبويب General، انقر فوق Blank Project. في مربع الحوار Project Information، أدخل تاريخ بدء المشروع في المربع Start Date.) إنشاء مشروع جديد من قالب: من القائمة File، انقر فوق New. في جزء المهام New Project، انقر فوق On my computer (أو General Templates في Microsoft Project 2002)، ثم انقر فوق علامة التبويب Project Templates. انقر فوق القالب الذي تريده (في Microsoft Project 2000، انقر فوق New من القائمة File، ثم انقر فوق علامة التبويب Project Templates. انقر فوق القالب الذي تريده). تحديد تاريخ بدء المشروع: من القائمة Project، انقر فوق Project Information. في المربع Start date، أدخل تاريخ بدء المشروع. تعريف تقويم المشروع: من القائمة Tools، انقر فوق Change Working Time. قم بتعريف أيام العمل والعطلات والأوقات الخاصة بالمشروع. حفظ ملف المشروع: من القائمة File، انقر فوق Save As. في المربع File name، اكتب اسم المشروع. إن مرحلة التخطيط تبتكر نظامًا فعّالاً لإنجاز أهداف المشروع ونتائجه المتوقعة. وتقوم أنت في مرحلة التخطيط بتعريف الركائز الأساسية والأشياء القابلة للتسليم والمهام. ويمكن أن تكون هذه الخطة هي بنية العمل التحليلية (WBS). كما أنك تقوم بتطوير الجدول وتحسينه وتحديد الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع. إنشاء خطة جديدة إدخال المهام: تأكد من ظهور الإعداد الافتراضي Gantt Chart مع جدول الإدخال. في الحقل Task Name، أدخل المهام. ومن الممكن أن تشمل المهام أيضًا مهام تلخيصية ومهام ركائز أساسية وعناصر بنية عمل تحليلية. مهام المخطط التفصيلي: قم بإنشاء تسلسل هرمي للمهمة بما في ذلك المهام والركائز الأساسية المدرجة أسفل المهام التلخيصية والتي قد تمثل مراحل أو أقسامًا أخرى من العمل. انقر فوق مهمة (أو عدة مهام)، ثم انقر فوق الزر Indent أو Outdent من شريط الأدوات Formatting. إدخال الفترات: انقر فوق الحقل Duration لمهمة ما وأدخل فترة، على سبيل المثال، اكتب 4h. لتحديد ركيزة أساسية بدون فترة، اكتب 0d. للإشارة إلى أن الفترة تقديرية، أضف علامة استفهام، على سبيل المثال، اكتب 6d?. تحديد تبعيات المهمة: حدد المهام التي تريد ارتباطها، ثم انقر فوق الزر Link Tasks من شريط الأدوات Standard. لتغيير نوع التبعية الافتراضي Finish-To-Start، انقر نقرًا مزدوجًا فوق سطر ارتباط المهام التي تريد تغييرها ثم قم بتحديد ارتباط مهمة من القائمة Type.

تعيين الموارد تعيين الخط الأساسي التنفيذ التحكم	تعريف الموارد وتعيينها تعريف تجمع الموارد: من القائمة View، انقر فوق Resource Sheet. في الحقل Resource Name، اكتب أسماء الموارد التي تستخدمها في هذا المشروع. تعيين المصادر إلى المهام: من القائمة View، انقر فوق Gantt Chart. قم بتحديد المهمة التي تريد تعيين مورد لها. من شريط الأدوات Standard، انقر فوق الزر Assign Resources. في مربع الحوار Assign Resources، انقر فوق اسم (أسماء) المورد ثم انقر فوق Assign. التعرف على نوع المهمة: بمجرد أن تقوم بتعيين الموارد، يحدد نوع المهمة كيفية جدولة المهمة. لتعيين نوع مهمة افتراضي للمشروع بأكمله، انقر فوق Options من القائمة Options، ثم انقر فوق علامة التبويب Schedule في المربع Default task type، قم بتحديد Fixed Units (الافتراضي) أو Fixed Duration أو Fixed Work. لتغيير نوع المهمة لمهمة واحدة، قم بتحديدها ثم انقر فوق الزر Task Information من شريط الأدوات Standard. انقر فوق علامة التبويب Advanced ومن المربع Task type، انقر فوق نوع المهمة الذي تريد إنشاءه. يتم تحديد العمل والفترة والوحدات (% تخصيص) بواسطة الصيغة: Work = Duration * Units نوع المهمة عندما تقوم بإضافة مورد أو حذفه، يؤدي هذا إلى تغيير... عندما تقوم بتغيير فترة، يؤدي هذا إلى تغيير... عندما تقوم بتغيير وحدات، يؤدي هذا إلى تغيير... الفترة الثابتة الوحدات العمل العمل العمل الثابت الفترة الوحدات الفترة الوحدات الثابتة الفترة العمل الفترة تعيين الخط الأساسي للمشروع حفظ خطة الخط الأساسي: بعد تحسين خطة المشروع لتاريخ النهاية والميزانية والنطاق، يمكنك تقديم الخطة للحصول على الموافقة. وبمجرد الحصول على الموافقة، قم بحفظ خطة الخط الأساسي. من القائمة Tools، أشر إلى Tracking، ثم انقر فوق Save Baseline. عرض بيانات الخط الأساسي في طريقة العرض Gantt Chart: من القائمة View، انقر فوق Tracking Gantt. في ناحية التخطيط، يتم عرض معلومات الخط الأساسي في أدنى شريطي Gantt لكل مهمة. (في Microsoft Project 2000، انقر فوق More Views من القائمة View، ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوق Tracking Gantt). عرض بيانات الخط الأساسي في جدول: من القائمة View، أشر إلى Table، ثم قم بتحديد Variance. يشمل هذا الجدول حقولاً للخط الأساسي وبدء التباين ونهايته تقوم مرحلة التنفيذ/التحكم بتنسيق الأشخاص والموارد الأخرى لتنفيذ الخطة كما تم تعريفها في خطة المشروع. وتركز المواد القابلة للتسليم في هذه المرحلة على إدارة التغيير وإدخال تحديثات جدولية وتعقب النجاح ونقل معلومات المشروع. يقوم كل فريق بتنفيذ مهام معينة في نطاق المشروع مما يكفل المساهمة في نجاح المشروع.

إغلاق المشروع إغلاق الاتصال والتقرير تحديث والتعقب	تحديث التقدم إدارة التغييرات: قم بتعديل الفترات والتواريخ والتبعيات وتعيين الموارد أو المهام المستندة إلى التغييرات المطلوبة أو المعلومات الجديدة. احتفظ بأحدث الحقول الحالية وقم بمقارنتها بالخط الأساسي. تعقب التواريخ والفترات الفعلية: إن أفضل شيء هو اختيار طريقة واحدة لتعقب التقدم. يمكن إدخال النسبة المئوية الكاملة أو تواريخ البدء والانتهاء الفعلية أو الفترات الفعلية والمتبقية أو العمل الفعلي والمتبقي. قم بتحديد المهمة التي تريد أن تدخل لها التقدم الفعلي. من القائمة Tools، أشر إلى Tracking، ثم انقر فوق Update Tasks. أدخل بيانات التقدم في الحقول % Comp. أو Act. Dur. أو Rem. Dur. أو Act. Start وAct. Finish. تعقب الساعات والتكاليف الفعلية: إذا كنت تريد إدخال ساعات العمل أو التكلفات الفعلية والمتبقية، استخدم جدول التعقب. من القائمة View، أشر إلى Table، ثم انقر فوق Tracking. أدخل بيانات التقدم في حقلي Act. Work أو Act. Cost الخاصة بالمهمة. يمكنك أيضًا استخدام جدول التعقب لإدخال النسبة المئوية الكاملة وتاريخ البدء الفعلي والانتهاء الفعلي والفترة الفعلية والمتبقية. ملاحظة يتعقب Project ثلاث مجموعات من التواريخ: الحالية والخط الأساسي والفعلية. عندما تقوم للمرة الأولى بتعيين الخط الأساسي، فإن الحالي = الخط الأساسي. عندما تكون المهمة كاملة بنسبة 100%، يكون الحالي = الفعلي. وقيم الخط الأساسي والحالي والفعلي توجد لتاريخ البداية وتاريخ النهاية والفترة والتكلفة والعمل. الاتصال بمعلومات المشروع تنسيق عرض للطباعة:من القائمة Format، انقر فوق Text Styles وBar Styles لإعداد الأنماط التي تنطبق على العديد من المهام. أو من القائمة Format، انقر فوق Font وBar لتنسيق عناصر مفردة لمهمة معينة. انقر فوق Timescale أو Gridlines أو Layout من القائمة Format لتغيير مظاهر طريقة العرض الحالية. طباعة طريقة عرض كتقرير: قم بإعداد طريقة العرض الحالية كما تريد أن تراها في الطباعة. من القائمة File، انقر فوق Print Preview للتأكد من تخطيط العرض. وعند الاستعداد، انقر فوق Print. إنشاء تقرير: من القائمة View، انقر فوق Reports. انقر نقرًا مزدوجًا فوق فئة التقرير ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوق التقرير المعرف مسبقًا. أدخل أية معلومات مطلوبة. تظهر معاينة التقرير. لطباعة التقرير، انقر فوق Print. إضافة حقل (عمود) إلى جدول: انقر في أي مكان في عمود إلى يسار المكان الذي تريد إدراج عمود جديد فيه. من القائمة Insert، انقر فوق Column. في المربع Field name، انقر فوق اسم الحقل الذي تريد إضافته كعمود جديد. تخصيص العروض: من القائمة View، انقر فوق More Views. انقر فوق New أو Edit. في مربع الحوار View Definition، قم بتعيين الجدول والمجموعة وعامل التصفية الذي تريد استخدامه لتعريف العرض. تخصيص الجداول: من القائمة View، أشر إلى Table، ثم انقر فوق More Tables. انقر فوق New أو Edit. في مربع الحوار Table Definition، قم بتعيين المعلومات التي تريد إدراجها في الجدول. تخصيص المجموعات: في قائمة Project، أشر إلى Group by، ثم انقر فوق More Groups. انقر فوق New أو Edit. في مربع الحوار Group Definition، قم بتعيين كيف تريد تجميع معلومات المشروع. تخصيص عوامل التصفية: في قائمة Project، أشر إلى Filtered for, ثم انقر فوق More Filters. انقر فوق New أو Edit. في مربع الحوار Filter Definition، قم بتحديد كيف تريد تصفية معلومات المشروع. تشمل مرحلة الختام التفاصيل النهائية لاستكمال المشروع. قم بتحليل أي تفاصيل نهائية لمشروع واحصل على قبول العميل للمواد النهائية القابلة للتسليم. قم بإجراء جلسة للدروس المستفادة وتسجيل المعلومات حول مجالات التقدم وأفضل الممارسات. قم بإجراء أي تحديثات نهائية لخطة المشروع. وفي النهاية، احفظ خطة المشروع في الأرشيف تبعًا لإرشادات أرشفة بيانات المشروع الخاصة بمؤسستك.

© 2004 Microsoft Corporation. كافة الحقوق محفوظة.